How to Write a Contract: Step-by-Step Guide for Business

Çoğu insan kötü bir sözleşme yüzünden yandıktan sonra sözleşme yazmayı öğrenir. Müşteri teslimattan sonra ortadan kaybolur. Yüklenici cezasız olarak deadline'ları kaçırır. Bir ortaklık sona erer ve kimse neyin kabul edildiği konusunda anlaşamaz.

İyi yazılmış bir sözleşme tüm bunları engeller. Her belge için avukat tutmanıza gerek yok, 40 sayfalık anlaşılmaz hukuki jargon da şart değil. İhtiyacınız olan doğru yapı, net dil ve işler ters gittiğinde geçerli olan birkaç spesifik madde.

Hukuki olarak bağlayıcı bir sözleşme yazmak beş unsura ve yedi pratik adıma, artı işler yanlış gittiğinde sizi kurtaran bir avuç maddeye indirgenir. Ayrıca temel maddelerin dökümünü, sözleşmeleri geçersiz kılan yaygın hataları ve dijital ile kağıt yürütmenin karşılaştırmasını da bulacaksınız.

İyi haber şu: yapıyı bir kez anladıktan sonra sözleşme yazmak hızlanır. Ve kullanıma hazır sözleşme şablonları ile sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz.

Tek bir kelime yazmadan önce, bir sözleşmeyi sadece iki kişinin söz verdiği bir belgeden ayıran nedir anlamanız gerekir.

ABD sözleşme hukukuna göre, Cornell Law School Legal Information Institute tarafından tanımlandığı üzere, bir sözleşmenin uygulanabilir olması için beş unsur bulunmalı:

Önce bir teklif gelir. Bir taraf spesifik şartlar önerir ve teklif, her iki tarafın da tam olarak ne önerildiğini anlayacağı kadar kesin olmalıdır. "Sana bir ara bir şeyler yaparım" teklif değildir. "1 Mayıs'a kadar 10 sayfalık bir web sitesi teslim edeceğim, ücret 3.000 dolar" tekliftir.

Kabul. Diğer taraf teklifin tam şartlarını kabul eder. Bir karşı teklif ("Bunun yerine 2.500 dolar öderim") orijinal teklifi iptal eder ve yeniden başlatır. Kabul teklifi yansıtmalıdır, buna ayna kuralı denir.

Husus. Her iki taraf da bir değer vermeli. Çoğu iş sözleşmesinde bu, para karşılığı hizmet veya mallardır. Husus, bir sözleşmeyi hediyeden ayıran şeydir. Karşılığında hiçbir şey almadan ücretsiz bir şey yapma sözü genellikle uygulanamaz.

Ehliyet. Her iki tarafın da sözleşme yapma hukuksal yeteneği olmalı. Reşit olmayanlar, etki altındaki kişiler ve akıl sağlığı yerinde olmadığı ilan edilenler genellikle ehliyetsizdir. İşletmeler için imza atan kişinin kuruluşu bağlama yetkisi olmalı.

Son unsur yasallık. Sözleşmenin konusu kendiliğinden yasal olmalı. Yasadışı bir şey yapma sözleşmesi sadece uygulanamaz değil, sizi sorumluluğa da açabilir.

ESIGN Act ve UETA kapsamında elektronik sözleşmeler

Dijital olarak imzalıyorsanız, iki yasa önemlidir. ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), elektronik sözleşme ve imzaların kağıt muadilleriyle aynı yasal statüye sahip olduğunu belirler. UETA (Uniform Electronic Transactions Act) 49 eyalet tarafından benimsenmiştir ve elektronik kayıtların yasal kabulünü standartlaştırır.

Bu yasalar altında, geçerli bir elektronik sözleşme için şunlar gerekir: tarafların elektronik işlem yapma niyeti, imzalayanların kimliğinin doğrulanması ve değişikliklere karşı dayanıklı bir kayıt. İyi bir e-imza aracı tüm bunları otomatik olarak sağlar.

İşte net, eksiksiz ve hukuki olarak bağlayıcı bir sözleşme yazmanın adım adım süreci.

Adım 1. Tarafları tanımlayın

Her sözleşme, anlaşmaya girenlerin kesin tanımlamasıyla başlar. Tam yasal adları kullanın, takma adları, kısaltmaları veya ticari adları kullanmayın; ancak yasal kuruluş adını da ekleyebilirsiniz. İşletmeler için yasal kuruluş tipini (LLC, Inc., Ltd.) ve kuruluş eyaletini ekleyin.

Tam tanımlamadan sonra, belgenin geri kalanı için bir kısaltma tanımlayabilirsiniz: "Alex Johnson ("Müşteri")" veya "Meridian Design Studio LLC ("Yüklenici")." Bu kısaltma sonra sözleşme boyunca devam eder, okumayı kolaylaştırır ve kimin kim olduğu konusunda belirsizlik olmadan.

Bunu baştan doğru yapın. Yanlış kuruluşu tanımlamak (örneğin, holding şirketi yerine operasyonel bağlı ortaklığı) anlaşmayı uygulamaya koymanız gerekirse sorun yaratabilir.

Adım 2. İş kapsamını tanımlayın

İşte çoğu sözleşmenin başarısız olduğu yer. Belirsiz kapsam anlaşmazlıklar yaratır. "Bir web sitesi tasarımı" müşteri için bir şey, yüklenici için başka bir şey demek. Tam olarak ne teslim edileceğini belirtin: sayfa sayısı, dosya formatları, revizyon turları, ne dahil ne değil.

Hizmet sözleşmesi yazıyorsanız, detaylı bir iş kapsamını ek olarak ekleyin. Böylece ana sözleşme temiz ve okunabilir kalırken spesifik teslimatlar ayrı, kolayca güncellenebilir bir belgede yaşar. İş kapsamı raporunda neler olmalı rehberimiz teslimatların yapılandırılması konusunda daha derine iniyor.

Ürün satışları için, belirsizliği ortadan kaldıracak spesifiklikle malları tanımlayın: miktar, özellikler, durum (yeni, yenilenmiş) ve geçerli standartlar veya sertifikalar.

Adım 3. Ödeme şartlarını belirleyin

Para konusunda spesifik olun. "Proje bitince öderim" ödeme şartı değil. Gerçek bir ödeme maddesi şunları belirtir:

• Toplam sözleşme değeri
• Ödeme takvimi (peşin, dönem noktalarında, tamamlama üzerine, aylık)
• Geçerli ödeme yöntemleri
• Vadesi geçmiş ödemeler için cezalar (standart aylık %1,5-2)
• Faturaların ne zaman ve kime gönderileceği

Dönem noktası ödemeleri tarafların riskini dengeler. Yüklenici parayı önden alır, müşteri de tam teslimat için ödeme yapmaz. Her dönem noktasını objektif kriterlerle tanımlayın: "Ana sayfa tasarımı onayı" belirsizdir. "Müşteri tarafından yazılı onay alındığı tarih" spesifiktir.

Adım 4. Süreyi ve sonlandırmayı ayarlayın

Sözleşme ne kadar yürürlükte olacak? Belirli bir proje için bu, teslimat ve ödeme tamamlanana kadardır. Devam eden hizmetler için bu, başlangıç ​​tarihi, yenileme koşulları ve sona erme tarihi veya bildirim süresi anlamına gelir.

İki sonlandırma türü belirtin: sebepli (ihlal için) ve sebepsiz (bildirimle). Sebep bildirim süresi genellikle 30 gündür; ihlal için tedavi süresi genellikle 10-15 gündür.

Adım 5. Mülkiyet haklarını ele alın

Kim neye sahip olacak? Müşteri yaratılan her şeye mi sahip olacak, yoksa yüklenici temel çerçeveleri mi saklayacak? Yaratılan fikri mülkiyet (tasarımlar, kod, kopya) kimin olacak? Üçüncü taraf varlıkları (stok fotoğraflar, yazılım lisansları) nasıl ele alınacak?

Bu maddeler olmadan, çoğu ABD yargı bölgesindeki yasal varsayılan yaratıcının işe sahip olduğudur, müşteri değil. Eğer birilerini bir şey yaratması için tutuyorsanız, sahipliğin sözleşmede açık olduğundan emin olun.

Adım 6. Gizlilik ve sorumluluğu ekleyin

Her iş sözleşmesi hassas bilgileri koruyan bir gizlilik maddesi içermelidir. Bu genellikle bir yönlü NDA (bir taraf korur) veya karşılıklı (her iki taraf da korur) olur.

Sorumluluk sınırlandırması, her bir tarafın talep edebileceği maksimum zararı sınırlandırır. Tipik dil: "Hiçbir taraf dolaylı, tesadüfi veya netice zararlarından sorumlu olmaz." Bazı sözleşmeler ödeme tutarına ("toplam yükümlülük son 12 ayda ödenen tutarı aşamaz") veya sabit bir tutara göre bir sınır da ekler.

Tazminat, bir tarafın eylemlerinden kaynaklanan üçüncü taraf talepleri için yasal masrafları karşılamasını gerektirir. Örneğin: bir yüklenici müşterinin fikri mülkiyetini ihlal ederse, yüklenici savunma masraflarını ve uzlaşmaları karşılar.

Adım 7. Uygulanabilirlik maddelerini dahil edin

Bunlar sözleşme davası açılırsa önemli olan teknik maddelerdir:

• Uygulanabilir hukuk (hangi eyaletin yasaları yönetir)
• Yargı yetkisi (anlaşmazlıklar nerede çözülür)
• Uyuşmazlık çözümü (arabuluculuk, tahkim veya dava)
• Değişiklik (sözleşme nasıl değiştirilir)
• Bölünebilirlik (bir maddenin geçersiz olması durumunda)

Bu maddeler olmadan, bir anlaşmazlık her iki taraf için de uygun, uygun fiyatlı veya lehte olmayan herhangi bir mahkemede varsayılan olarak dava edilir.

Bazı maddeler neredeyse her iş sözleşmesinde görülür. İşte her biri ne yapar ve neden önemli.

Farklı çalışmalar farklı sözleşme yapıları gerektirir. Özel bir durum için genel bir şablon kullanmak genellikle o sözleşme türü için önemli olan maddeleri kaçırmak demektir.

Bir istihdam sözleşmesi iş unvanını, ücretlendirmeyi, yan hakları, isteğe bağlı veya sabit süreli istihdamı, rekabet yasağı ve istihdam yasağı maddelerini ve işte oluşturulan iş için fikri mülkiyet devrini kapsar. Çoğu ABD eyaletinde, sözleşme aksini belirtmedikçe istihdam isteğe bağlıdır.

Freelance / bağımsız yüklenici anlaşması. Proje kapsamını, ödeme takvimini, fikri mülkiyet sahipliğini, gizliliği ve yüklenicinin bağımsız statüsünü (çalışan faydaları yok, vergi kesintisi yok) tanımlar. Bu son nokta önemli: bir çalışanı yüklenici olarak yanlış sınıflandırmak ciddi bir IRS ve eyalet işçi ihlalidir.

NDA (Gizlilik Anlaşması). Hassas bilgilerin korunmasının gerekli olduğu durumlar için tam bir sözleşme öncesi bağımsız gizlilik anlaşması. Tek yönlü (sadece açıklayan tarafı korur) veya karşılıklı (her iki taraf da birbirinin bilgilerini korur) olabilir.

Bir hizmet anlaşması devam eden hizmet ilişkileri için standart sözleşmedir: danışmanlık, pazarlama retainerları, IT desteği, bakım. Hizmetleri, fiyatlandırmayı, süreyi ve yenileme şartlarını tanımlar.

Ortaklık anlaşması. İş ortakları veya kurucu ortaklar arasındaki ilişkiyi yönetir. Sahiplik yüzdelerini, kar dağılımını, karar alma yetkisini ve bir ortak ayrılmak isterse ne olacağını kapsar.

Bunların tümü Chaindoc şablon kütüphanesinde kullanıma hazır şablonlar olarak mevcuttur. Bir şablon seçin, temel bilgileri özelleştirin ve imza için gönderin. Sıfırdan formatlama yok.

Sözleşmeyi kendiniz yazmak sorun değil. Kötü yazmak pahalıdır. Bunlar pratikte en çok sorun yaratan hatalar.

Belirsiz dil ilk katildir. "Makul", "zamanında", "tatmin edici" ve "gerektiğinde" gibi kelimeler zararsız görünür ama anlaşmazlık mıknatısıdırlar. "Makul süre" sizin için iki hafta, diğer taraf için iki ay demekse ve bir deadline önemli olduğunda sorun yaşarsınız. İki makul insan tarafından farklı yorumlanabilecek her terimi tanımlayın.

Kapsam sınırı yok. Net bir iş kapsamı olmayan hizmet sözleşmeleri kapsam genişlemesini davet eder. Sözleşme "devam eden pazarlama desteği" diyorsa saatleri, kanalları veya teslimatları belirtmeden, müşterinin "destek" tanımı birisi geri adım atana kadar genişler. Kapsam genişlemesini önlemek, dava açmaktan daha ucuzdur.

İnternetten kopyalanan sözleşmeleri düzenlemeden kullanmak başka bir yaygın tuzak. Ücretsiz sözleşme şablonları bir başlangıç ​​noktasıdır, bitmiş ürün değil. Yasal bir şablon sitesinden gelen genel bir freelance anlaşması sizin ödeme şartlarınızı, yargı bölgenizin uygulanabilir hukukunu veya projenizin spesifik teslimatlarını içermez. Düzenlenmeden kullanmak, kendi anlaşmanızda başkasının şartlarıyla sözleşme yapmak demektir.

Ödeme sonuçlarını kaçırmak. "Ödeme 30 gün içinde" yazıp ödenmezse ne olacağını belirtmemek parayı masada bırakmaktır. Geç ücreti (standart aylık %1,5-2), iyileştirme süresi ve ödeme alınmazsa çalışmayı askıya alma veya sonlandırma hakkı ekleyin.

Okumadan imzalamak? Kulağa açık geliyor. Değil. İnsanlar sözleşmeleri okumadan imzalar çünkü diğer taraf güvenilir görünür, belge standart görünür veya aceleleri vardır. Sözleşme, güven kırıldığında ilişkinizi yöneten belgedir. Okuyun.

Değişiklik maddesi yok. Sözleşmeler değişir. Kapsam genişler, fiyatlar değişir, zaman çizelgeleri kayar. Değişikliklerin nasıl yapılacağı ve belgeleneceği konusunda net bir süreç olmadan, yazılı olmayan değişikliklere güvenmek zorunda kalırsınız. Bu mahkemede tutmaz.

Dürüst olmak gerekirse, 2026'da kağıt sözleşmeleri haklı çıkarmak zor. Dijital sözleşmeler için yasal dava sonuçlanmıştır. ESIGN Act ve UETA kapsamında, elektronik sözleşmeler ve imzalar tam olarak uygulanabilir. Pratik avantajlar o kadar önemli ki çoğu işletme zaten geçiş yaptı.

Hız bariz olanıdır. Bir dijital sözleşme dakikalar içinde gönderilebilir, imzalanabilir ve geri gönderilebilir. Kağıt sözleşme yazdırmayı, imzalamayı, taramayı (veya postalamayı), beklemeyi ve arşivlemeyi gerektirir. Zaman hassas işlemler için (yeni bir müşteri, Pazartesi başlayan bir yüklenici) fark günlerle dakikalar arasındadır.

Denetim izi. Uyumlu bir e-imza ile dijital sözleşme, kurcalamaya karşı dayanıklı bir kayıt oluşturur: belgeyi kim açtı, ne zaman imzaladı, hangi IP adresinden ve belge imzalandıktan sonra değiştirilip değiştirilmediği. Kağıt bunların hiçbirini sunmaz. Bir kağıt sözleşmesi hiçbir zaman tartışılırsa, olayları hafızadan ve e-postalardan yeniden oluşturuyorsunuz.

Depolama ve geri alma. Bir dijital sözleşme aranabilir, izin kontrollü bir havuzda yaşar. Belirli bir anlaşmayı bulmak saniyeler sürer. Kağıt sözleşmeler dosya dolaplarında yaşar, yanlış arşivlenir, kaybolur ve her bir klasörü fiziksel olarak incelemeden aranamaz.

Maliyet de ölçekte önemlidir. Yazdırma, kuryelik, tarama ve kağıt depolama maliyetleri eklenir. Dijital çok daha ucuzdur.

Kağıtın hala kazandığı tek alan: çok yüksek riskli işlemler (tapu senetleri, mahkeme dosyaları, bazı düzenleyici başvurular) burada alıcı taraf veya yargı bölgesi ıslak imza gerektirir. Yine de, bu boşluk hızla kapanıyor.

Çoğu işletmenin günlük olarak uğraştığı sözleşmeler için (hizmet anlaşmaları, NDA'lar, freelance sözleşmeleri, istihdam anlaşmaları) dijital doğru seçimdir. Chaindoc ile sözleşme imzalamak, yürütme iş akışınızın günler yerine dakikalar almasını ve her imzalanan belgenin eksik, yasal olarak kabul edilebilir bir denetim iziyle gelmesini sağlar.

Asıl soru "dijital mi kağıt mı" değil. Soru şu: sözleşme yazma sürecinizi ne kadar hızlandırabilirsiniz?