E-İmza Sonrası Faturalandırmayı Otomatikleştirme: Chaindoc'ta Faturalar, Abonelikler ve Depozitolar

Bir belge imzalandıktan sonra finans süreci yeni başlıyor. Şirketler, ödemelerin gecikmesi, raporlamada karışıklık ve tekrarlayan ödemelerin manuel olarak takip edilmesi gibi sorunlarla karşı karşıya kalıyor. Bu nedenle, istikrarlı bir nakit akışının korunması için imza sonrası faturalandırma çok önemlidir. Sözleşmenin imzalanmasından sonra ödenecek ödemeleri düzenleyerek, işlemi öngörülebilir hale getirir ve ödenmemiş bakiyeleri önler.

Önceki makalemizde, elektronik imzalar ile anında ödemeyi birleştiren Sign-and-Pay özelliği hakkında bahsetmiştik. Bu makalede, otomasyon adımına bir adım daha yaklaşıyoruz: burada, sözleşme imzalandıktan sonra faturalar, abonelikler, depozitolar, ödeme hatırlatıcıları ve yetkilendirme ayarlarının nasıl yönetileceğini ele alacağız.

• Serbest çalışanlar için, zamanında ödeme garantisi olacaktır.
• Ajanslar için, bu, sabit ücretli müşterileri yönetmenin kolay bir yönüdür
• Şirketler için minimum çabayla istikrarlı bir nakit akışı sağlar

Chaindoc, anlaşma imzalandıktan sonra bile finansların kontrol edilmesini sağlayan şeffaf ve anlaşılması kolay bir sonradan faturalandırma sistemidir.

Çoğu şirkette, bir anlaşma imzalamak ödeme almak anlamına gelmez. Bu, büyük bir boşluk yaratır; imza ile gerçek ödeme arasındaki gecikme, işletme sermayesini dondurur ve finansal sistemi istikrarsızlaştırır. Ödemelerde gecikmeler veya manuel ödemeler, gelirleri, bütçeyi veya personel alımını tahmin etmeyi neredeyse imkansız hale getirir.

Chaindoc post-sign faturalandırma, e-İmzaları post-sign ödeme mantığıyla entegre ederek bu boşluğu ortadan kaldırır. Paranın ne zaman beklendiği, ne zaman ödenmesi gerektiği ve sözleşmelerin ne zaman ödendiği konusunda çok fazla bilgiye sahipsiniz. Bu öngörülebilirlik, finansal disiplini artırır ve nakit akışındaki ani kesintileri en aza indirir.

• Freelancerlar için bu, müşterilerin ödemeleri "tatil sonrasına" erteleyemeyeceği anlamına gelir
• Ajanslar için, abonelik tabanlı gelirlerin daha iyi tanımlanmış bir zaman çizelgesi sunar
• Kurumsal ekipler için, uzun vadede gelirlerin kesin tahminini ve sözleşme performans analizini yapar

Manuel faturalandırmada, tüm ödeme döngüsü aşamaları kaosa ve gecikmelere maruz kalır. Küçük tutarsızlıklar bile yıllar içinde birikerek büyük gelir kayıplarına neden olur.

Manuel Faturalandırmada Sık Karşılaşılan Sorunlar

• İnsan hataları: Ödemeler elektronik tablolar veya e-postalar aracılığıyla yapıldığında, yanlış tutarlar, mükerrer faturalar veya mevduatlar sıkça görülür
• Dağınık iletişim: yöneticiler düzinelerce e-posta bildirimi, mesaj bağlantısı ve belge sürümüne yanıt vermek zorunda kaldıklarında, bu, müşterilere veya projelere ayrılabilecek zamanın boşa harcanması anlamına gelir
• Kaçırılan son tarihler ve unutulan ödemeler: otomatik bildirimler kullanılmadıkça, müşterinin faturayı ne zaman alacağı konusunda öncelikler kolayca kaybolabilir - özellikle aynı anda birden fazla sözleşme yönetiliyorsa
• Kaos raporlama: merkezi izleme olmadan, ekipler ödenmiş sözleşmeler, bekleyen ödemeler ve gecikmiş ödemeler hakkında net bir resim elde edemezler. Bu durum, finansal tahminlerin yanlış olmasına neden olur
• Gizli finansal boşluklar: Yarım ödeme veya avans ödemesi şeklinde toplanan paralar genellikle belirli belgelere tahsis edilmez. Bunlar, gerçekte nakit akışını bozan değişken işlemlerdir.
• Denetlenebilirlik eksikliği: ödemeler ve sözleşmeler arasında bir ilişki bulunmadığından, muhasebeciler bir işlemin ne zaman ve neden gerçekleştiğini izleyebilecekleri iyi bir yol bulamazlar
• Aşınan güven ve itibar: Ödemelerin takibinde tutarlılık eksikliği müşterileri rahatsız eder, çatışmalara yol açar ve uzun vadeli ilişkileri zedeler

Chaindoc, imza sonrası sürecin olabildiğince sorunsuz geçmesini amaçlamaktadır. Bir müşteri sözleşme veya faturayı onayladığında, ödeme Stripe aracılığıyla hemen başlatılır. Tek bir kontrol panelinde, e-posta veya elektronik tablolara geçmeden, her işlemin durumunu (Ödendi, Beklemede, Ödenmedi veya Hata) gösteren bir liste sunar.

Chaindoc, abonelikler veya diğer uzun vadeli sözleşmeler söz konusu olduğunda, bir belgeyi imzalarken tekrarlayan ödemeleri uygulamanıza olanak tanır. Bu, müşterinin ödeme planını önceden kabul ettiği ve sistemin önceden belirlenmiş koşullara göre sonraki ödemeleri otomatik olarak başlattığı anlamına gelir.

Ayrıca, site ödenmemiş ödemelerin ortadan kaldırılmasına da yardımcı olur. Ayrı e-postalar veya şablonlar oluşturmanıza gerek kalmadan aynı arayüzde ödeme hatırlatıcıları oluşturabilirsiniz. Her eylem, denetim izi, imza, ödeme, hatırlatma vb. olarak dijital kanıt olarak belgelenir.

Chaindoc sadece finansal süreçleri düzenlemekle kalmaz, aynı zamanda yeni bir ödeme kültürü de yaratır - finansal taahhütlerin imzalanması ve yürütülmesi süreci tek bir birleşik ve sorunsuz süreç haline gelir.

Kararlaştırılmış şartlar olduğunda, ödemeler tavizsiz ve öngörülebilir bir yol izlemelidir. Chaindoc, şirketlere işbirliklerine en uygun ödeme modelini seçme olanağı sunar: tek seferlik fatura, yinelenen abonelik veya depozito/avans sistemi. Bu, finansal gereklilikleri düzenler ve manuel iş yükünü azaltır.

Tek Seferlik Faturalar

Tek bir fatura, bir hizmet veya projede ulaşılan bir aşamanın ödemesini almanız gerektiğinde uygundur. Chaindoc, müşterinin sözleşmeyi imzalayıp şartları ve ödemeyi onaylayacağı sözleşmeye eklenebilir. Faturada, sözleşmede belirtilmesi halinde vade tarihi, ödeme erteleme veya taksit planı da bulunabilir. Bu, finansal şeffaflığı garanti eder ve zaman kaybını azaltır.

Tekrarlayan Abonelikler

Chaindoc, uzun vadeli projeler veya hizmet sözleşmeleri durumunda, imza sırasında doğrudan yapılandırılan tekrarlayan ödemelere izin verir. Kullanıcı aylık, üç aylık veya özel bir program ayarlayabilir. İmza atılır atılmaz, sonraki işlemler otomatik olarak gerçekleştirilir, hatırlatma veya yinelenen faturalar gerekmez.

Sistem size şunları yapma olanağı sağlayacaktır:

• Ödemeleri geçici olarak askıya alın
• Miktarı veya planı revize edin
• Daha sonraki bir tarihte devam edin

Bu, işbirliği döngüsel olan ajanslar, eğitim platformları veya SaaS ekipleri için özellikle kullanışlıdır.

Depozitolar ve Avanslar

Aşamalı olarak finanse edilecek sözleşmelerde, depozito veya avans belirleyebilirsiniz.

Depozito performans garantisi görevi görür ve projenin sona ermesi durumunda yatırılabilir veya sözleşme şart ve koşullarına göre iade edilebilir.

A retainer, hukuk veya pazarlama hizmetleri gibi devam eden hizmetler için önceden ödenen erişim ücretidir.

Chaindoc, tüm bu ayrıntıları sözleşmeye doğrudan girmenize olanak tanır - para bekletildiğinde, serbest bırakıldığında veya iade edildiğinde. Bu, çatışmaları önlemeye yardımcı olur ve tüm finansal döngüyü kontrol etme olanağı sağlar.

Son olarak, Chaindoc global bir faturalandırma modeli sunar. Tek bir proje, uzun vadeli bir ilişki veya depozito bazlı bir sözleşme olsun, tüm ödemeler iyi bir şekilde işaretlenir, saklanır ve imzalanmış belgelere eklenir.

Şirketlerin müşterilerle düzenli olarak iş yaptığı durumlarda, önemli olan sadece ödeme almak değil, gelecekteki işlemleri basitleştirmektir. Bu nedenle Chaindoc, ödeme yöntemlerinin güvenli bir şekilde saklanmasını kolaylaştırır. Bu, müşterilerin her yeni belge imzaladıklarında veya aboneliklerini yenilediklerinde ödeme bilgilerini her seferinde girmelerine gerek kalmadan sonraki ödemeleri onaylayabilecekleri anlamına gelir.

Ödemelere İlişkin Ek Onay

Kullanıcılar bir sözleşme imzalarken, tekrarlayan veya aşamalı ödemeleri yetkilendirmek için yasal olarak izin verilen bir seçenek olan gelecekteki ücretlere izin vermek için bir madde ekleyebilirler. Bu onay, sözleşme süresince bağlayıcıdır ve müşteri istediği zaman geri çekilebilir. Yetkilendirme süresi dolarsa veya müşteri ödeme yöntemini değiştirirse, Chaindoc gereksiz onaylar ve talepler olmadan hızlı bir yeniden yetkilendirme işlemi gerçekleştirir.

Bu hizmet, abonelikler veya çok aşamalı projelerle uğraşan şirketler için özellikle yararlıdır. Müşteri sadece bir kez imza atarak belirlenen fatura takvimini kabul eder ve sistem otomatik olarak sonraki ödemeleri gerçekleştirir. Şirketler ise hatırlatma yapma veya birden fazla ödeme yapma zahmetine girmeden güvenilir bir nakit akışı elde ederler.

Güvenlik ve Erişim Kontrolü

Saklanan tüm ödeme yöntemleri şifrelenir - kart verileri asla kullanıcı tarafında kaydedilmez. Chaindoc, tüm işlemleri gerçekleştirmek için Stripe kullanır ve uluslararası PCI DSS güvenlik standardına uygundur.

Ödeme jetonlarına ve işlem durumlarına rol tabanlı erişim İşlemlerin ayrıntılarına erişim veya ödemenin yeniden başlatılması yalnızca yetkili ekip üyeleri tarafından görüntülenebilir. Bu, bir yandan en az ayrıcalık ilkesine uygun olmakla birlikte, finans yöneticileri tam erişime sahipken, diğer yandan diğer ekip üyeleri yalnızca genel ödeme durumlarını görüntüleyebilir.

Chaindoc, tekrarlanan ödemelerin kolaylığı ile finansal erişimin tam kontrolü arasında doğru dengeyi sağlar ve fatura işlemlerinin ilgili tüm taraflar için kolay, şeffaf ve güvenli olmasını sağlar.

Ödemelerin gecikmesine ilişkin genel açıklamalar üzerinde durmak yerine, Chaindoc'ta prosedürü nasıl kuracağımızı inceleyebiliriz - müşterilere ödenmemiş bakiyeleri nasıl hatırlatacağımızı ve yeni anlaşmalar yapmadan ücretleri nasıl yeniden deneyeceğimizi.

Ödeme Hatırlatmaları

Müşteri ile sözleşme imzalandıktan sonra ödeme alınmazsa, Chaindoc panosundan birkaç tıklama ile doğrudan ödeme yapmasını müşteriye hatırlatabilirsiniz. Mesaj, sözleşmeye bağlı e-posta adresine iletilir ve hemen kullanılabilecek bir ödeme bağlantısı içerir.

Sistemde, hatırlatmanın kime gönderileceğini seçme seçeneğiniz vardır:

• Ana imza sahibi
• Şirketin finansal irtibat kişisi

Sıkı son tarihleri olan sözleşmelerde, bu süre geçene kadar ödeme cezalandırılmayacak şekilde bir ödemesiz dönem belirleme imkanı mevcuttur. Müşteri cevap vermezse, ödeme durumu Ödenmemiş olarak değiştirilir ve sözleşme şartlarına göre hizmet veya belge erişimi geçici olarak engellenebilir.

Tüm ödeme girişimleri ve hatırlatmaların geçmişi, daha kolay takip ve iletişim için etkinlik geçmişine kaydedilir.

Yeniden Deneme Stratejileri

Bazı durumlarda, teknik nedenlerden dolayı ödemeler alınamaz: kartın süresi dolmuş, banka değiştirilmiş veya kısa süreli bir ağ arızası meydana gelmiş olabilir. Chaindoc, bu gibi durumlarda yeniden deneme şeklinde bir ödeme tahsilat stratejisi kullanmanıza izin verir.

Yeniden denemeyi ne zaman istediğinizi siz belirlersiniz:

• Şimdi
• Bir gün sonra
• Müşteri ödeme yöntemini değiştirdiğinde

Yeni bir kart eklendiğinde, kart otomatik olarak yeni verilerle güncellenir. Hatta sözleşme yapısını değiştirmeden ödeme türünü, örneğin karttan banka havalesine veya dijital para birimine değiştirebilirsiniz.

Bu akıllı ödeme algoritması, ödenmemiş ödemeleri en aza indirmeye yardımcı olur ve müşterileri elde tutar. Bu tür araçlar sayesinde, gecikmelerin bile işletmenizin nakit akışını etkilemediği sağlam bir finansal sisteme sahip olursunuz.

Chaindoc ayrıca, sözleşmeyi imzaladığınızda tüm finansal geçmişinizi içeren tek bir etkileşimli kontrol paneli sunar ve kullanıcılara nakit akışlarının tam bir resmini görme fırsatı verir. Tüm ödemeler, depozitolar, hatırlatmalar ve yeniden denemeler de otomatik olarak belgelenir. Her eylem zamanlanır ve kullanıcılara manuel sorgulama yapmaya gerek kalmadan finansal durumlarını gerçek zamanlı olarak belirlemelerine yardımcı olan bir statüye sahiptir.

Kontrol Paneli Özellikleri

Kontrol paneli size şu konularda yardımcı olur:

• Her ödemeyi ve depozitoyu gerçek zamanlı olarak takip edin
• Hatırlatıcıların ve yeniden denemelerin otomatik güncellemelerini görüntüleyin
• Mevcut finansal durumunuzu anında değerlendirin

Belgeler bölümünde, her bir işlemle ilişkili sözleşmeyi ve onay veya ödeme makbuzlarını görebilirsiniz. Bunun nedeni, raporlamayı kolaylaştırması ve müşterilerle ilişkilerde tam yasal şeffaflık sağlamasıdır. Aynı anda birden fazla sözleşmesi olan ekipler için, sistem eski elektronik tabloları değiştirir; tüm adımlar, imza, son ödeme vb. ekran üzerinde gösterilir.

Etkinlik Günlüğü'nde sadece ödeme durumları değil, aynı zamanda tüm iletişim geçmişi de gösterilir: hatırlatmanın gönderildiği saat, müşterinin belgeyi açtığı saat veya ödemenin yapıldığı saat. Bu, herhangi bir dış izleme sistemi gerektirmediği ve platformdaki tüm finansal faaliyetlerin tam kontrolüne izin verdiği anlamına gelir.

Sonuç olarak, ekipler sadece bir muhasebe aracına sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda hangi anlaşmaların istikrarlı gelir kaynağı olduğunu, zaman kaybının nerede olduğunu ve gelecekteki nakit akışını nasıl düzene sokabileceklerini gösteren, kullanıcı dostu bir faturalandırma analizi sistemine de sahip olurlar.

Chaindoc, farklı iş modellerinde kolayca kullanılabilir - örneğin, serbest çalışanlar veya ajanslar ve eğitim kurumları.

Ajanslar ve BT Şirketleri

Chaindoc, ajansların ve geliştirme ekiplerinin SLA tabanlı faturalandırma veya saatlik paket ödemelerini yönetmelerine yardımcı olur. Örneğin, bir şirket bir saat havuzuna veya bir proje aşamasına göre aylık ödeme planı yapabilir. Tüm ödemeler elektronik olarak imzalanır ve ilgili sözleşmeyle ilişkilendirilir, bu da uyumluluğu raporlamayı ve izlemeyi kolaylaştırır.

Hukuk Firmaları

Avukatlık sektöründe avans ödemeleri yaygındır; bunlar, hizmetlerin devamı için yapılan ön ödemelerdir. Chaindoc'ta bu süreç tamamen şeffaftır: müşteri sözleşmeyi imzalar, ödemeyi onaylar ve kontrol panelinde kalan bakiyeyi görebilir. Bu arada, firma, avansın tükenmesi durumunda otomatik yenileme veya yenileme hatırlatmaları gibi esnek kurallar belirleyebilir.

Emlak ve Eğitim

Chaindoc, belirli ödeme dönemleri olan sektörler için de çok uygundur. Bir yandan ev sahipleri adına güvenlik depozitosu ve aylık kira ödemelerini, diğer yandan eğitim kurumları adına dönemlik veya kurs ücretlerini yönetir. Her işlem kaydedilir ve müşterilere otomatik olarak dijital makbuzlar gönderilir; kimse işlemleri manuel olarak onaylamak zorunda kalmaz.

Chaindoc, işletmelerin sürekli bir finans akışına sahip olmalarına yardımcı olur - ödemeleri zamanında alabilir ve sözleşmeye göre nakit akışını yönetebilirler. Otomatik ödeme takibi, finans departmanlarının yükünü hafifletmeye yardımcı olur ve yatırımların daha etkili bir şekilde planlanmasına ve nakit sıkıntısının önlenmesine olanak tanır. Tüm işlemler, abonelik, depozito veya tek bir ödeme, iyi tanımlanmış bir ortamda gerçekleştirilir ve böylece para yönetimi yapılandırılmış ve izlenebilir hale gelir.

Şirketler için bu, daha kesin bir bütçe tahmini ve daha az sürpriz anlamına gelir. Müşteriler, hatırlatma veya gecikme olmadan net ve açık bir ödeme sistemine sahip olabilirler, bu da güven ve iş ilişkisi oluşturur. Chaindoc'ta toplanan bilgiler eğilimleri gösterir: hangi sözleşmelerin istikrarlı bir gelir getirebileceği, ödemelerin nerede askıya alındığı ve müşterilerin davranışlarının bir süre içinde nasıl değişebileceği. Bu analizler, tahminlere dayalı değil, gerçeklere dayalı finansal stratejiler oluşturulmasını sağlar.

Son olarak, imza sonrası faturalandırma bir finansal denge noktası haline gelir - tüm ödemeler tahmin edilebilir, tüm işlemler bağlam içine yerleştirilebilir ve tüm kararlar ölçülebilir bilgilerden çıkarılabilir.

Chaindoc sadece finansmanı istikrara kavuşturmakla kalmaz, aynı zamanda ekipler arasındaki iş yükünü de azaltır. Otomatik faturalandırma sayesinde, çalışanlar ödemeleri onaylamak, hatırlatmalar yapmak ve yinelenen faturalar düzenlemek için manuel olarak uğraşmak zorunda kalmazlar: sistem tüm bunları birkaç tıklama ile halleder.

Temel Avantajlar

• Finans ve operasyon ekiplerinin zaman tasarrufu
• Daha az manuel hata ve daha hızlı işleme
• Müşterilere ve ürün geliştirmeye daha fazla odaklanma

Manuel işlemlerin sayısının azalması, hata sayısının azalması ve süreçlerin hızlanması anlamına gelir. Ekipler, evrak işleri yerine müşterilerle ilişkiler ve ürün geliştirmeye odaklanabilirler.

Platformun rol ve erişim sisteminin esnekliği, yalnızca bireylerin ihtiyaç duydukları bilgileri görebilmeleri anlamına gelir: yöneticiler ödemelerin durumunu görebilirken, finans uzmanları işlem geçmişini görebilir. Bu, ekiplerin verimliliğini artırır ve iç SLA'lara uyuma katkıda bulunur.

Bu, daha hızlı çalışma, ekipler arasında daha uyumlu çalışma ve minimum insan hatası ile sonuçlanır. Chaindoc faturalandırma otomasyonu, karmaşık finansal süreçleri basit ve tutarlı faaliyetlere dönüştürerek ekiplere çalışma süreci boyunca kısalık ve kesinlik sağlar.

Fatura sonrası ödeme kolaylığı, sürdürülebilir finansal büyümenin tek stratejik dayanağı değildir. İstikrarlı bir nakit akışı sağlar, nakit elde etme süresini kısaltır ve şirketlere ödemelerin zamanlaması ve nedenleri konusunda tam görünürlük sağlar. Bu, şirketlerin riskleri azaltmasına, finansal disiplin uygulamasına ve ödenmemiş faturaları takip etmek yerine büyümeye odaklanmasına yardımcı olur.

Chaindoc bu süreci basitleştirir ve siz bir sözleşme oluşturur, ardından ödeme koşullarını belirtirsiniz ve sistemi geri kalanını halleder. Faturalar, depozitolar, yinelenen abonelikler ve ödeme hatırlatıcıları tek bir akışta entegre edilmiştir - entegrasyon veya teknik engeller gerekmez.

Bu nedenle, fatura sonrası faturalandırma, riskleri en aza indiren, nakit akışını dengeleyen ve işletmelerin hesap yönetimiyle uğraşmak yerine büyümeye odaklanmalarını sağlayan başarılı bir finansal döngünün temeli olarak ortaya çıkmaktadır.

Chaindoc'ta imza sonrası faturalandırma ayarlayın — ödemelerinizin sorunsuz ve zamanında yapılmasını sağlamak için faturalar, depozitolar, abonelikler ve hatırlatıcılar kullanın.