Электрон қолтаңба өтініштерін басқару: барлық, күтіп тұрған және аяқталған құжаттарды нақты уақытта қадағалау

Шарт жолына көрінбестен өткен әр күн ақша жоғалтады. Қол қою мерзімін өткізіп алу, жоғалған келісім хаттары және жауапсыз бақылаулар тек жағымсыз ғана емес — PwC зерттеуі нашар шарт басқаруы компанияларға жылдық кірістің 9%-на дейін тұратынын көрсетеді.

Электрондық қолтаңба өтініштерін тиімді басқару құжатта қолтаңба алудан әлдеқайда көп нәрсені білдіреді. Ол өтініш жіберілген сәттен заңды түрде міндетті цифрлық келісім мұрағатталған сәтке дейін әр қадамды нақты уақытта бақылауды талап етеді.

Chaindoc нақты уақыттағы қолтаңба бақылауын blockchain-мен қорғалған құжат тексерумен біріктіреді, әр қол қоюшыға және жұмыс процесі иесіне әр келісімде жасалған әр іс-әрекеттің бірыңғай, манипуляцияға төзімді жазбасын береді.

Нақты уақыттағы көрінімсіз электрондық қолтаңба жұмыс процесін басқару кіріс жәшігін басқаруға айналады.

Көрінбейтін қол қою жұмыс процестерінің құны

• Ұмытылған еске салғыштар немесе түсініксіз жауапкершілік салдарынан мерзімдерді бұзу
• Толып кеткен кіріс жәшіктерінде жоғалған келісім тіркемелері
• Уақыт белгісі дәлелдерінің жоқтығынан туындайтын даулар
• Қол қою тарылтпаларын анықтай алмау

Blockchain аудит жолы: манипуляцияға төзімді, заңды қорғалатын жазбалар

Chaindoc әр қол қою іс-әрекетін blockchain-да өзгертілмейтін жазба ретінде тіркеу арқылы көрінімділік олқылықтарын жояды. Әр жазба дәл уақыт белгісін, криптографиялық құжат хешін және әр қол қоюшының жеке деректерін қамтиды.

Бас тарту мүмкін еместік — қол қоюшының кейін құжатқа қол қойғанын жоққа шығара алмайтын заңды принцип. Blockchain аудит жолдары құжат хешін, қол қоюшының жеке куәлігін және blockchain уақыт белгісін бір криптографиялық мөрмен бекітілген жазбаға біріктіру арқылы бас тарту мүмкін еместігін орнатады.

Уақытты үнемдеу: күндерден сағаттарға

Автоматтандырылған еске салғыштар қол қою уақытын 80%-ға дейін қысқартатыны дәлелденді.

1-қадам — Белсенді және мұрағатталған келісімдерді бір қарағанда көру

• Белсенді шарттар — бір немесе бірнеше қолтаңбаны күтіп жіберілген құжаттар
• Күтілетін қол қою өтініштері — кем дегенде бір қол қоюшы әлі іс-әрекет жасамады
• Аяқталған цифрлық келісімдер — толық қол қойылған құжаттар
• Мұрағатталған ұзақ мерзімді анықтамалық файлдар — сәйкестікке кіру үшін тарихи келісімдер

2-қадам — Жұмыс процесі анықтығы үшін сүзгілеу және сұрыптау

• Қатысушы аты, компания немесе қол қоюшы рөлі бойынша сүзгілеу
• Ең шұғыл өтініштерге басымдық беру үшін мерзім бойынша сұрыптау
• Көп тараптылы келісімдер үшін дәйекті қол қою тәртібін қарау

Дәйекті қол қою жеткізуші шарттары, жұмыс ұсыныстары және инвестициялық term sheet-тер сияқты көп тараптылы келісімдер үшін маңызды мүмкіндік болып табылады.

3-қадам — Заңды және сәйкестік мақсаттары үшін аудит жазбаларын экспорттау

• Әр іс-әрекет уақыт белгісімен, қол қоюшы жеке куәлігімен және құжат хешімен толық аудит жолын экспорттау
• Аяқтау сертификаты құжаттарын жүктеу — барлық тараптардың қол қойғанын растайтын ресми жазбалар
• Аудиторлар немесе заңды кеңесшілер үшін сәйкестік пакеттерін дайындау

Қол қою процесіндегі тарылтпаларды анықтау

Нақты уақыттағы қолтаңба бақылауы қай алушылардың қол қою қадамын аяқтағанын, қайсысы құжатты қарап шыққанын бірақ әлі қол қоймағанын және әр іс-әрекеттің дәл күні мен уақытын кез келген уақытта көруге мүмкіндік береді.

Автоматтандырылған, жекелендірілген еске салғыштарды жіберу

• Қол қоюшы анықталған терезе ішінде іс-әрекет жасамаған кезде цифрлық қолтаңба хабарландырулары автоматты түрде іске қосылады
• Еске салғыш хабарлары қол қоюшының аты, құжат контексті және мерзімімен жекелендіріледі
• Еске салғыш жиілігін конфигурациялауға болады
• Әр еске салғыш іс-әрекеті аудит жолында тіркеледі

Процесс барысында мерзімдер мен қол қоюшыларды реттеу

• Қол қоюшы қосымша қарау уақытын қажет еткенде процесті қайта бастаусыз мерзімді ұзарту
• Жаңа қол қоюшыны ауыстыру немесе қосу
• Blockchain аудит жолын сақтай отырып өтінішті болдырмау

Қол қоюшының жеке куәлігін, уақыт белгілерін және келісім шарттарын растау

Нақты уақыттағы қолтаңба бақылауы әр аяқталған келісім үшін толық жеке куәлік және уақыт белгісін қамтитын егжей-тегжейлі тексеру жазбасын жасайды.

Blockchain-мен қорғалған құжат тұтастығы

Дәстүрлі PDF-тен айырмашылығы, blockchain құжаттарын қол қойылғаннан кейін дыбыссыз өзгерту мүмкін емес. Әр аяқталған келісім криптографиялық құжат хешімен бірге сақталады — кейінгі кез келген өзгерту басқа хеш жасайды, бұл манипуляцияны бірден анықтауға мүмкіндік береді.

Лезде алу үшін мұрағаттау

Chaindoc-тың құжат мұрағаты қатысушы аты, құжат түрі, күн ауқымы және қол қою күйі бойынша толықтай іздеуге болады.

Иә — тексерілген платформа арқылы басқарылатын электрондық қолтаңбалар барлық негізгі юрисдикцияларда заңды түрде міндетті.

Фрилансерлер: қолтаңбаларды төлемдермен байланыстыру

Нақты уақыттағы бақылау фрилансерлерге клиент шартты қашан ашатынын және қол қоятынын бірден көруге мүмкіндік береді, сонымен қатар шоттастыру дауларынан қорғайтын аяқтау сертификаттары.

КБ: бақылауды жоғалтпай шарт көлемін ұлғайту

Chaindoc-тың орталықтандырылған бақылау тақтасы рөлге негізделген қол жеткізу бақылауымен барлық белсенді, күтілетін және аяқталған келісімдердің толық көрінісін береді.

Заңды топтар: бас тарту мүмкін еместік және сәйкестік жазбалары

Blockchain арқылы шарт тексеру бас тарту мүмкін еместік дәлелдерін, әр қол қою қадамының толық және өзгертілмейтін жазбасын және SOC 2 мен ISO 27001-мен үйлесімді қауіпсіздік стандарттарын қамтамасыз етеді.

Электрондық қолтаңба өтініштерін басқару тек процесті жетілдіру емес — бұл қол қойылған келісімдерге сүйенетін кез келген бизнес үшін заңды және операциялық негіз. Blockchain-мен қорғалған құжат тексеру, манипуляцияға төзімді аудит жолдары, автоматтандырылған еске салғыштар және орталықтандырылған бақылау тақтасымен Chaindoc фрилансерлерге, КБ және заңды топтарға қажетті толық жұмыс процесін басқаруды береді.

Chaindoc-та қол қойылған әр келісім ESIGN Act, UETA және eIDAS бойынша заңды түрде міндетті — және әр аудит жолы жазбасы кез келген дауда бизнесіңізді қорғайтын бас тарту мүмкін еместік жазбасы болып табылады.