Kuidas idufirmad saavad automatiseeritud dokumentide kontrollimisega vähendada õigusabi kulusid

Õigusabikulud suurenevad, mitte start-up-ettevõtete poolt nõutavate advokaatide keerukuse tõttu, vaid lepingute käsitsi läbivaatamise tõttu. Iga vahele jäänud muudatus, aegunud fail või isegi tähelepanuta jäänud säte on viga, mis lõpuks tuleb raha eest parandada.

Asutajad ei kuluta raha advokaatidele, vaid kulutavad raha vältimatutele vigadele, mida advokaadid peavad parandama. Ühelt poolt, kui meeskonnad kiirustavad allkirjastama veebidokumente või kinnitama lepinguid, mis on hajutatud draividele ja e-kirjadele, võib isegi üksainus väike ebakõla muutuda arveldatavaks vaidlusküsimuseks.

Paljud idufirmad töötavad hullumeelse kiirusega, kuid kui neil pole automatiseeritud kontrollimehhanisme, töötavad nad ka pimeduses. Kui iga leping nõuab käsitsi kontrollimist online-dokumendi kontrollimise asemel, jääb viga avastamata, kuni on liiga hilja. See käsitsi protsess ebaõnnestub, kui idufirma hakkab saama kümneid lepinguid kuus või kui see jõuab 2–3 lepinguni.

Startup-ettevõtted ei kuluta palju raha juristidele keeruliste juhtumite tõttu, vaid sellepärast, et lihtsad vead, mida on võimalik vältida, nõuavad tunde palgalist tööaega. Kui meeskonnad allkirjastavad automatiseerimata veebidokumente, on iga parandus, uuesti saatmine või lahknevus arveldatav ülesanne. Isegi lihtsad lepingud, millel puudub piisav dokumentide versioonihaldus, muutuvad kulukateks edasi-tagasi protsessideks.

Käsitsi kontrollimine, mis suurendab õigusabi kulusid

Suurem osa õigusabikuludest tuleneb sama faili korduvast läbivaatamisest. Meeskonnad parandavad tavaliselt mitmes eelnõus väikseid detaile ja advokaadid esitavad arve iga vooru kohta.

Tüüpilised stsenaariumid on järgmised:

• Investoritele või partneritele saadeti mitmesuguseid eelnõusid
• Meeskonnad teevad muudatusi e-kirjades või pilveteenustes
• Kontrollige tähtaegu, tulemusi või hindu eelnõude vahel

Kui online-dokumendi kontrollimise võimalus puudub, peavad juristid iga uuenduse eraldi kontrollima, mis suurendab kiiresti kulusid. Üksainus valesti kirjutatud variant põhjustab kogu protsessi uuesti läbivaatamise – ja tarbetu arve.

Vea parandamise hind pärast allkirjastamist

Vigade hind on palju kõrgem, kui leping on juba allkirjastatud. Kõik tähelepanuta jäetud detailid tuleb õiguslikult parandada.

Tavalised allkirjastamisjärgsed kulud:

• Vale kuupäev → trahvid või parandused
• Vale IP-klausel → Konsultatsioon ümberkirjutamiseks (tasuline)
• Valeandmete määr → ümberarvutatud kokkulepped
• Kohustuste puudumine → täiendav kontroll ja selgitus

Veebipõhised dokumentide loomise meeskonnad kulutavad tavaliselt raha juristidele, et parandada ajalugu. Seda saab vältida automatiseeritud kontrollide ja auditeerimiseks valmis blockchain-dokumentide abil, mis tuvastavad probleemid enne allkirjastamist.

Aeglaste õigusprotsesside varjatud kulud

Heakskiitmise viivitus toob kaasa kahju, mis ületab õigusabikulud. Viivitused mõjutavad tegevust, ajakava ja tulusid.

Kulutegurid hõlmavad:

• Tehingud on viibinud, kuna lepingud on jäänud postkasti
• Onboarding viibis kinnitamata terminite tõttu
• Asutajad kaldusid tootearendustööst kõrvale, et otsida allkirju

Chaindoc veebidokumendid ja turvaline juurdepääs dokumentidele võimaldavad kiiremat heakskiitmist ning vähendavad õiguslikke kulusid ja operatsioonilist aeglustust.

Seaduse käsitsi läbivaatamine on tüütu, aeganõudev ja kulukas. Online-dokumendi kontrollimine hõlmab automatiseeritud protsesse, mis asendavad kümneid inimeste poolt tehtavaid kontrollimisi üheainsa dokumendi kontrollimise süsteemiga, mis kontrollib autentsust, jälgib tegevusi ja kõrvaldab vead enne, kui need muutuvad arveldatavateks probleemideks.

Üks süsteem, mis välistab käsitsi kontrollimise

Automatiseerimist kasutatakse selleks, et iga tegevus valideeritaks kohe, kui see toimub, selle asemel, et juristid peaksid läbi vaatama iga uuendatud faili iga rea, et kontrollida selle õigsust.

Chaindoc säästab õigusliku läbivaatamise ajakulu, pakkudes järgmist:

• e-allkirja autentimine, mis on automaatne identiteedi kinnitamine
• Muudatused, mida kontrollitakse, et vältida volitamata muudatusi
• Chaindoc veebidokumentidel on üks tõeallikas
• Reaalajas teated, kui midagi on muutunud – enne, kui see muutub probleemiks

Kui meeskonnad ei allkirjasta dokumente automaatselt veebis, peavad nad kasutama käsitsi autentsuse kontrolli ja versioonihaldust. Chaindoc kõrvaldab selle vajaduse ja idufirmad ei pea läbima kümneid kasutud läbivaatamisi.

Blockchaini dokumendid kõrvaldavad vaidlused enne nende tekkimist

Konfliktid tekivad, kui meeskonnad ei jõua kokkuleppele, milline versioon on õige. Blockchain-dokumentide puhul kaob see küsimus lihtsalt ära.

Chaindoc tagab:

• Üks versioon, mida kõik näevad
• Üks läbipaistev versioonide ajalugu
• Üks tegevuste ahel, mida ei saa muuta

Advokaadil võib erinevuste leidmine võtta aega 2–3 tundi. Chaindoc teeb seda automaatselt, tagades dokumendi muutmise vastase kaitse ja dokumenteerides kõik muudatused. Väikese eelarvega idufirmadele tähendab see tundidepikkust õigusabi kulude kokkuhoidu.

Audit-Ready Trail muudab iga lepingu õiguslikult selgeks

Võltsimiskindel auditeerimisjälg tähendab, et tõendid genereeritakse, mitte kogutakse inimese poolt pärast konflikti. See on õigusliku töö kõige kulukam aspekt, milleks on dokumentatsiooni koostamine ja tõendite kogumine, mis start-up'i puhul ära jääb.

Auditi jälg pakub teile järgmist:

• Kontrollige, kes on dokumendi avanud, redigeerinud või allkirjastanud
• Pöördumatu tegevus
• Loomulik vastavus ilma juristide kaasamiseta
• Läbirääkimiste või auditite reaalajas nähtavus

Heakskiidetud töövood muudavad lepinguhalduse kulukast käsitsi tehtavast protsessist ennustatavaks ja automatiseeritud protsessiks. Kui kõik tegevused on jälgitud, kõik allkirjad kontrollitud ja kõik failid turvatud, ei pea idufirmad läbima mitu korda juriidilist läbivaatamisprotsessi ega tegema kulukaid vigu.

Väliste õigusabikulude vähendamine

Välisnõustajad võtavad sageli tasu iga kord, kui nad dokumendi üle vaatavad – isegi kui uus versioon on muutunud vaid ühe rea võrra. Start-up-ettevõtted ei pea oma veebidokumente uuesti kontrollida laskma, kuna need on juba auditeerimiseks valmis.

Näiteks kulutas üks idufirma 300 dollarit iga lepingu läbivaatamise eest. Kui jurist hakkab kasutama Chaindoc veebidokumente, kontrollib ta ainult logisid, selle asemel et kogu lepingut uuesti läbi lugeda.

Sertifitseeritud protsessid vähendavad õigusabi kulusid, kuna:

• Kõik tegevused salvestatakse püsivasse auditeerimisjälje
• Autentsus ja identiteet kinnitatakse e-allkirja autentimisega
• Tänu plokiahela dokumentidele on versioonide ebakõlad kõrvaldatud
• Advokaadid ei vaata dubleeritud dokumente, vaid seda, mis on oluline

Ümbertegemise ja uute läbirääkimiste vältimine

Kõige kulukamad õiguslikud vead tekivad pärast lepingu allkirjastamist. Valesti paigutatud number, kuupäev või säte võib kaasa tuua läbirääkimisi, tagasimakseid või trahve. Neid riske saab alguses vältida automatiseeritud online-dokumentide kontrollimisega.

Verifitseerimine kaitseb idufirmasid järgmiselt:

• Automaatsed kontrollid tuvastavad enne allkirjastamist valeväärtused
• Juurdepääs lepingutele on turvatud
• Mõned logid annavad täpseid üksikasju selle kohta, kes mida ja millal muutis
• Meeskondade poolt veebis dokumentide allkirjastamisel ei ole vaja midagi ära arvata

Kiirem heakskiitmine tähendab kiiremat tulu

Lepingute töökorra aeglus aeglustab tulude kasvu. Automatiseeritud heakskiitmine kõrvaldab ajalise viivituse, mis hävitab idufirmade raha ja hoogu.

Valideeritud protsessid kiirendavad tulude teenimist, kuna:

• Pikad e-kirjade ahelad asendatakse automaatsete teavitustega
• Haldatavad õigused kiirendavad auditeerimiseks valmis töövooge
• Selged logid vähendavad järgmise allkirjastaja segadust
• PDF-failide edastamisel ei raisata aega

Automatiseeritud heakskiitmisprotsessiga ettevõtted sõlmivad tehinguid päevade, mitte nädalate jooksul.

Püüdes käsitleda lepinguid üksteisest eraldatud tööriistadega, tekitavad asutajad varjatud kulusid: töö dubleerimine, kadunud versioonid ja õiguslikud läbivaatamised. Need probleemid kõrvaldatakse üheainsa töövooga. Chaindoc veebidokumendid integreerivad juurdepääsu kontrolli, kontrollimise ja auditeerimiseks valmis jälgimise, kõrvaldades vajaduse installida täiendavat tarkvara, palgata täiendavat personali ja kulutada täiendavat aega vigade parandamiseks.

Üks töövoog viie tööriista asemel

Enamik meeskondi kasutab kulukaid ja korrastamata tööriistu: faile saadetakse e-posti teel, faile salvestatakse Google Drive'is, väikseid muudatusi tehakse PDF-redaktorites, kiireid kontrolle tehakse Slackis ja kõik kontrollid tehakse juriidilises osakonnas. Selline killustatus põhjustab viivitusi, ebajärjekindlust ja tarbetuid juriidilisi kulusid.

Chaindoc veebidokumentide puhul kaotavad asutajad kõik need toimingud ühe töövooga:

• Laadige üles üks kord
• Kehtestage turvaline juurdepääs dokumentidele
• Kontrollige identiteete
• Rakendage e-allkirja autentimist
• Jälgige iga tegevust võltsimiskindlas auditeerimisjäljes

Üks platvorm tähendab vähem tellimusi, vähem käsitsi läbivaatamisi ja vähem tõrkeid, mis tähendab otseselt väiksemaid õigusabi kulusid ja vähem operatiivset kaost.

Turvaline juurdepääs dokumentidele aitab vältida segadust ja väärkasutust

Enamik õigusvaidlusi tekib kontrollimata muudatuste või vale versiooni allkirjastamise tõttu. Need riskid kõrvaldatakse turvalise dokumendile juurdepääsu abil.

Kuidas Chaindoc kaost ära hoiab:

• Selged rollid: vaata, kommenteeri, allkirjasta
• Keegi ei saa termineid ülekirjutada
• Ühtegi volitamata muudatust ega uuendatud PDF-faili
• Kõik suhted on seotud identiteediga
• Ei ole vaja kulutada aega selleks, et välja selgitada, kes faili muutis

See vähendab vigu ja nende uurimisega seotud õigusabi kulusid.

Nullkulud nõuetele vastavuse tagamiseks

Väikeste meeskondade puhul on alguses tavaline, et GDPRi, eIDASi ja auditeerimisstandardite täitmiseks on vaja õigusabi, mis on aga kulukas. Chaindoc automatiseerib selle raske töö.

See lihtsustab nõuete täitmist, kuna:

• Blockchain-dokumente ei saa oma olemuselt võltsida.
• Kõik allkirjad on toetatud veebipõhise dokumendi kontrollimisega
• Logisid saab eksportida ja auditeerida
• Käsiraamatu tõendite kogumine ei ole vajalik
• Täiendavaid vastavusvahendeid ei ole vaja

Asutajad säästavad ka raha, kuna nad ei pea kandma lepingute töövoogude nõuetele vastavuse tagamiseks vajalikke õiguslikke kulusid.

Paberitöö viivitab seaduslikult toodete turule toomist, rahastamise hankimist ja uute töötajate värbamist. Online-dokumentide kontrollimine automatiseeritud idufirmad ei pea dokumente regulaarselt uuesti kontrollima, säästavad advokaadikuludelt ja on kiiremad kui need, kes jätkavad töötamist PDF-failide ja e-kirjade ahelatega.

Miks investorid eelistavad automatiseeritud dokumendijälgedega idufirmasid

Segadus lepinguprotsessides on investoritele ohumärk, kuna see viitab puudulikule sisekontrollile. Chaindoc veebidokumentide puhul on iga leping varustatud võltsimiskindla ja läbipaistva auditeerimisjäljega, mis võimaldab investoritel kohe näha:

• Ettenähtav vastavus
• Dokumentide stabiilne versioonihaldus
• Arusaadav autorlus ja heakskiitmise ajalugu

See vähendab hoolsuskohustuse kulusid ja näitab, et meeskond on võimeline tegelema juriidiliste toimingutega sama põhjalikult kui tootearendusega.

Blockchain-põhine läbipaistvus suurendab investorite usaldust teie vastu

Ebastabiilsed failid, kadunud allkirjad ja ettearvamatud ajakavad tekitavad usaldamatust. Blockchaini dokumendid on läbipaistvad ja ei saa põhjustada üllatusi, kuna kõik tegevused on ajastatud, kinnitatud ja muutumatud. See annab investoritele kindluse, et tehingud, mida nad täna loevad, ei muutu homme – ei muudatusi, ei ettenägematuid kohustusi, ei arusaamatusi.

Suletud automatiseeritud katsetused annavad idufirmale küpsuse ilme enne, kui see laieneb ettevõtte tasandile. Meeskonnad, kes aktsepteerivad viisi, kuidas allkirjastada dokumente veebis ohutult, salvestada andmeid püsivalt ja automatiseerida nõuetele vastavust, võidavad investorite usalduse kiiremini ja kergemini.

Startup-ettevõtted ei kuluta palju raha juristidele, kuid nad kulutavad palju raha vigadele, mida juristid peavad parandama. Enamik neist varjatud kuludest kaob ära, kui automatiseeritakse dokumentide veebipõhine kontrollimine: ei ole dubleeritud dokumente, ebaselgeid muudatusi ega vaidlusi selle üle, kes millise dokumendi allkirjastas.

Chaindoc veebidokumendid pakuvad mitmeid eeliseid: vähem vigu, vähem juriidilist läbivaatamist, vähem viivitusi ja palju rohkem aega keskenduda tootele ja kasvule, mitte paberitööle.

Kui teie meeskond soovib üle minna töövoogule, kus dokumente ei pea käsitsi kontrollima, peaksite hakkama kasutama süsteemi, mis on loodud selgeks, kiireks ja usaldusväärseks.