Miks turvaline identiteedi kontroll on digitaalsete lepingute puhul kriitilise tähtsusega

Tänapäeva maailmas kasutavad vabakutselised, väikeettevõtted, juriidilised meeskonnad, personaliosakonnad ja hajutatud meeskonnad veebidokumente tehingute sõlmimiseks, lepingute allkirjastamiseks ja igapäevase tegevuse korraldamiseks. Kuid kuigi digitaalsed lepingud on kiiremad ja mugavamad, on neil üks suur puudus: tihti ei tea, kes tegelikult ekraani teisel pool on.

Tänapäeval toimub üle 50% väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete lepingulistest vaidlustest mitte rikutud PDF-faili tõttu, vaid sellepärast, et dokumenti allkirjastas vale isik või õige isik ei allkirjastanud seda üldse.

Kõige populaarsemad õiguslike konfliktide allikad on praegu järgmised:

• Isikute jäljendamine
• Varastatud e-posti kontod
• Võltsitud allkirjad
• Muudetud PDF-failid

Peamine probleem on harva dokument ise, vaid allkirja taga olev identiteet. See on põhjus, miks turvaline identiteedi kontroll (KYC ja autentimise kaudu) on saanud üheks olulisemaks kaitsemeetmeks igale veebis tegutsevale ettevõttele.

Isegi kõige põhjalikum leping on väärtusetu, kui ei ole võimalik kindlaks teha, kes selle tegelikult allkirjastas. Digitaalsete töövoogude usaldusväärsus ei põhine PDF-failil, vaid allkirja identiteedil. Seetõttu on identiteedi kontrollimine, eriti KYC-põhine kontrollimine, muutunud üheks põhiliseks kaitsetasemeks igasuguses veebikeskkonnas tegutsevas ettevõttes.

Digitaalse identiteedivarguse taga peituvad tänapäevased riskid

Üks levinumaid lepinguvaidluste põhjuseid on praegu digitaalne identiteedivargus. Häkkeritel ei ole vaja isegi suuri häkkimisoskusi, neil on vaja ainult isiku e-posti või pilvekontot.

Tüüpilised stsenaariumid on järgmised:

• Lepingule kirjutab alla isik, kellel on juurdepääs teise isiku postkasti
• Vabakutseline teeb tööd, kuid klient keeldub tunnistamast, et ta on tingimustega nõustunud
• Väikeettevõte avastab, et lepingut on muudetud pärast selle levitamist avatud lingi kaudu.

KYC identiteedikontrolli puudumisel käsitleb süsteem petturit kehtiva allkirjastajana – ja alles vaidluse tekkimisel saab ettevõte teada tõe.

Mis teeb digitaalallkirja õiguslikult tähendusrikas

Elektrooniline allkiri on lihtsalt allkiri, kui see ei ole seotud sertifitseeritud isikuga. Kliendid, partnerid ja vastavuskontrolli meeskonnad soovivad saada vastuseid lihtsatele küsimustele: Kes allkirjastas selle? Millal? Milliselt seadmelt?

Isiku tuvastamine on tagatud:

• Eitamatuse põhimõte – keegi ei saa hiljem oma allkirja eitada
• e-allkirja autentimine on seotud reaalsete, kinnitatud isikutega
• Online-kontroll dokumentide puhul, mis paljastavad lubamatu käitumise
• Blockchain-tõestatud võltsimiskindlad auditeerimisjäljed ja KYC-valideerimine

Digitaalne allkiri muudetakse identiteedi kontrollimise kaudu usaldusväärseks lubaduseks. Ettevõtted saavad kasutada autentimise ja KYC-tõhustatud vahendeid autoriõiguse tõendamiseks, identiteedivarguste vältimiseks ja lepinguliste vaidluste kõige sagedasemate allikate vältimiseks, selle asemel et kasutada e-posti aadresse või oletusi.

Enamik digitaalse allkirjastamise tööriistu keskendub allkirjastamise hetkeajale, kuid enamik pettusi toimub pikka aega enne või pärast allkirjastamist. Identiteedivargus, volitamata muudatused ja salajased muudatused on tavalised, kui faili jagatakse e-posti või avatud pilvelinkide kaudu.

Chaindoc kõrvaldab ka need riskid, kuna tagab turvalisuse kõigis töövoo etappides, mitte ainult viimases. Valideeritud identiteetide, hallatavate õiguste ja võltsimiskindlate plokiahela dokumentidega suudab platvorm pakkuda turvalist keskkonda, kus pettustel pole lihtsalt ruumi eksisteerida.

Kaitse enne juurdepääsu, läbivaatamise ajal ja allkirjastamise järel

Enamik allkirjastamisvahendeid võimaldab dokumendi enne identiteedi kinnitamist läbi vaadata, mis annab võimaluse end kellegi teisena esitada. Chaindoc pöörab selle protsessi ümber. Kontrollimine toimub enne dokumendi avamist ja ainult usaldusväärsed kasutajad saavad dokumendiga suhelda.

Miks see on oluline:

• Takistage volitamata juurdepääsu jagatud või edastatud linkide abil
• Ainult õigustatud kasutajad saavad vaadata, kommenteerida või allkirjastada
• Välistab esimesel tasandil identiteedivarguse katsed

Chaindoc eSignature platvormil on lihtne töövoog: juurdepääs-kinnitamine-allkirjastamine. Ekspertide sõnul on kõige olulisem kaitsta dokumenti enne, kui keegi selle avab.

Rollipõhine turvaline juurdepääsutõkend tundlikele dokumentidele

Juurdepääs ei peaks olema kõigile võrdne ja enamik lepinguriske tekib siis, kui õigused on liiga laialdased. Chaindoc lahendab selle probleemi, andes selged rollid, mis takistavad igal inimesel teha dokumendiga seda, mida ta tahab.

Kuidas see kaitseb meeskondi:

• Vaataja ei saa olulisi sõnu muuta ega ülekirjutada, vaid ainult neid lugeda.
• Toimetajad võivad koos töötada, kuid nad ei tohi teiste nimel allkirjastada ega heaks kiita
• Allakirjutanud aktsepteerivad tingimusi ilma võimaluseta teha salajasi muudatusi failidesse
• Kõik on seotud valideeritud identiteetidega, mis vähendab siseringi vigu ja volitamata muudatusi

Pakkumiskiri laaditakse üles personalijuhi poolt. Kandidaat saab seda lugeda ja allkirjastada, kuid palgatingimusi ei saa muuta, isegi juhuslikult. Juurdepääs jääb vastavaks vastutusele. Iga osaleja jaoks minimaalse vajaliku õiguse andmine kõrvaldab enamiku töövooga seotud riske ilma konflikte tekitamata.

Kui meeskonnad töötavad veebis, ei ole nõrgimaks küljeks tavaliselt mitte dokument ise, vaid raskesti tõendatav ajalugu. Enamik konflikte tekib seetõttu, et osapooled ei suuda tõendada, milline versioon allkirjastati, kes faili avas ja millal muudatus tehti.

Ajakirjaga märgitud tegevused, mis lahendavad vaidlused koheselt

Tavapärases PDF-failis võib vaidluste lahendamine võtta nädalaid. Chaindoc'i auditeerimisjälg on ühe klõpsu kaugusel. Meeskonnad saavad kohe näha:

• Iga vaatamise, allkirja või kommentaari ajamärge
• Kinnitatud kasutaja identiteet (vajadusel KYC kinnitus)
• Lisage igale tegevusele IP-aadressi/seadmete andmed
• Iga kontakti ajaline järjestus

Kaks rühma väidavad, et ajaterminid on muudetud ja kes seda tegi. Muutumatu logi näitab tõde kohe, kõrvaldades ebamäärasuse ja ennetades vaidlusi enne nende algust.

Täielikult kontrollitud töövoog alates üleslaadimisest kuni pikaajalise säilitamiseni

Enamik platvorme tagab ainult osa protsessi kaitse, kuid tõeliselt turvaliseks olemiseks on vaja kaitsta kogu protsessi. Chaindoc võimaldab täiesti turvalist elutsüklit: üleslaadimine, juurdepääs, kontrollimine, allkirjastamine, salvestamine: iga etapp on kontrollitav ja kontrollitav.

Miks see on oluline:

• Failid on turvatud kohe, kui need süsteemi jõuavad
• Juurdepääs on ainult registreeritud kasutajatel
• e-allkirja autentimine ei ole pelgalt manuse lisamine
• Võltsimiskindlad logid hõlbustavad vastutuse võtmist
• Salvestusruum on krüpteeritud ja auditeerimiseks valmis

Meeskonnad, kes vajavad korrektset ja usaldusväärset dokumentatsiooni, peavad omama auditeerimisjälgi. Chaindoc pakub ajastatud toiminguid, kontrollitavaid logisid ja turvalist töövoogu, mis tagab digitaalse koostöö kõikide etappide turvalisuse.

Kuna üha enam ettevõtteid viib oma lepingud internetti, on vaja õppida, kuidas allkirjastada veebidokumente turvaliselt. Vabakutselistele, väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, idufirmadele, personalimeeskondadele ja juristidele aitab paar lihtsat harjumust kaitsta tundlikke andmeid ja vältida kulukaid konflikte.

Lihtsad reeglid turvaliste lepingute töövoogude ettevalmistamiseks

Turvaline lepinguprotsess algab juba ammu enne allkirjastamist. Piiride seadmine ja juurdepääsu kontrollimine eelnevalt aitab vältida volitamata suhtlust ja vähendada pettuse võimalust.

Praktilised reeglid hõlmavad järgmist:

• Kehtestage allkirjastamise tähtaeg, et piirata volitamata tegevust
• Piirata juurdepääsu ainult peamistele osapooltele
• Kutsuge e-posti aadressid ja kontrollige neid kaks korda
• Laske kõikidel allakirjutanutel läbida isikutuvastuskontroll

Näiteks säästis üks idufirmadest märkimisväärse rahalise kahju, keelates oma finantsjuhil allkirjastada. Üks volitamata meeskonnaliige üritas heaks kiita tarnija lepingut, mis keelati turvalise juurdepääsukontrolli abil – nii lihtsad piirangud aitavad vältida tõsist kahju.

Tavapärased pettuse tunnused, millele tuleb tähelepanu pöörata veebidokumente loomisel

Pettus võib peituda väikestes detailides, mis ei ole väga märgatavad. Varased hoiatusmärgid on olulised, et meeskonnad saaksid võtta varakult meetmeid enne dokumendi rikkumist.

Kuidas luua veebidokumente, mida on raskem manipuleerida

Hästi ettevalmistatud dokumendid on vähem altis manipuleerimisele. Kuigi Chaindoc'i kasutajad ei loo faile, vaid laadivad üles eelnevalt valmis faile, on mõned ettevalmistusmeetmed suureks abiks ja aitavad kaasa turvalisuse parandamisele.

Turvalise dokumendi koostamise kontrollnimekiri:

• Kasutage kindlaid formaate, näiteks PDF, et vältida ettenägematuid muudatusi.
• Arvutage dokumendi hash, kui on vaja tundlikke lepinguid.
• Korraldage sisu nii, et oleks võimalik tuvastada volitamata muudatused
• Ärge saatke enne üleslaadimist redigeeritavaid versioone e-posti teel.

Kõik digitaalsed lepingud põhinevad usaldusel. Kui inimesed osalevad internetis lepingute sõlmimises, soovivad nad teada, kas dokument on ehtne, kas allakirjutaja on õiguspärane ja kas tööprotsess on algusest lõpuni turvaline.

Identiteedi kontrollimine on protsessi oluline osa, mis võimaldab vabakutselistel, väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel, personalijuhtidel ja juristidel usaldada digitaalseid lepinguid. Chaindoc pakub võimalust muuta iga allkiri usaldusväärseks tõendiks, integreerides kinnitatud identiteedid veebipõhise dokumentide kontrollimisega.

Vabakutselistele ja väikestele ettevõtetele – tõend, mis kaitseb teie äri

Väiksemad meeskonnad töötavad tavaliselt usalduse alusel, kuid usaldust tuleks toetada. Isikutuvastamine vähendab freelanceritele ja väikestele ettevõtetele omaseid riske: maksmata arved, allkirja vaidlused ja volitamata muudatused.

Eelised on järgmised:

• Kindlus, et iga allakirjutanu on see, kes ta väidab end olevat
• Minimeeritud võimalus identiteedivarguseks või pettuslikuks e-kirjade heakskiitmiseks
• Tõendatav ajalugu, mis toetab eitamatust
• Kaitske end kaugtööga seotud võltsitud allkirjade eest

Õigus- ja personaliteenistuse jaoks – nõuetele vastavus ilma lisatööta

HR-meeskonnad ja juristid tegelevad igapäevaselt tundlike dokumentidega ning enamasti on õiguslik raamistik väga range. Chaindoc muudab selle ülesande lihtsamaks, lisades töövoogusse kontrolli, juurdepääsu haldamise ja muutumatud logid.

Nõuete täitmise eelised on järgmised:

• GDPR-i ja eIDAS-i standardite järgimine
• Iga suhtluse auditeerimislogid on automatiseeritud
• Autentimise abil kinnitatud identiteedid e-allkirja autentimisega
• Nõuetekohased andmed selle kohta, kes on dokumendile juurde pääsenud, seda läbi vaadanud või allkirjastanud

Globaalsetele meeskondadele – piire ületav usaldusstandard

Hajutatud meeskonnad seisavad tavaliselt silmitsi tööriistade ühildamatuse, ebaturvalise failiedastuse ja riikidevaheliste töövoogude erinevuste probleemiga. Identiteedi kontrollimine loob ühise standardi, mis asendab ebakindluse selgusega.

Miks see on oluline:

• Kaugtöötajad saavad koos töötada ilma turvaaukudeta
• Kõikidel allakirjutanutel on ühesugused kinnitamisnõuded
• Blockchain-dokumendid tagavad, et igal pool maailmas on üksainus usaldusväärne register
• Rahvusvahelised tehingud muutuvad õiguspärasemaks

Kokkuvõte

Digitaalne maailm dikteerib, et leping on sama usaldusväärne kui allkiri. Hoolimata dokumendi detailsusest ja struktuurist, ei saa see pakkuda täielikku kaitset, kui allkirjastanud isikut ei ole nõuetekohaselt kontrollitud. Digitaalne identiteedi kontroll muudab veebilepingud turvalisteks failideks ja tagab, et kõik allkirjad on kehtivad, vastutustundlikud ja õiguslikult siduvad.

Chaindoc tugineb sellele alusele, integreerides kinnitatud identiteedi turvalise juurdepääsukontrolli ja veebipõhise dokumentide kontrollimisega ning muutes selle lahutamatuks töövooguks. Vabakutselised, väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, personaliteenistused, juriidilised osakonnad ja kõik teised kasutajad saavad turvalise töökeskkonna, kus lepingud on alati ühtsed, muutumatud ja toetatud läbipaistvate auditeerimisjälgedega.

Digitaalse koostöö üha suurenemise tõttu ei ole turvaline töövoog enam valikuvõimalus, vaid vajadus. On aeg võtta kasutusele allkirjastamisprotseduurid, et kontrollida kõiki tegevusi, tagada kõik tehingud ja aidata meeskondi kontrollitava ja tõestatud usaldusega.