Mobiilne e-allkirja rakendus: dokumente saab skaneerida, allkirjastada ja saata iOS-i ja Androidi seadmetel

Tänapäeva professionaalid sõlmivad tehinguid koosolekute vahel, kinnitavad lepinguid töölähetuses ja allkirjastavad NDA-sid enne lennule minekut. Vabakutseliste, välismüügimeeskondade ja hajutatud ettevõtete jaoks ei ole dokumentide allkirjastamine telefoniga enam mugavus — see on konkurentsi vajadus.

Traditsioonilised allkirjastamise töövood — printimine, allkirjastamine, skannimine, meil — raiskavad tunde nädalas ja tekitavad pudelikaelu just siis, kui tehingud peavad kõige kiiremini sulguma. Spetsiaalselt loodud mobiilne e-allkirja rakendus kaotab kõik need sammud.

Chaindoci mobiilne e-allkirja rakendus võimaldab skaneerida paberkontrakti, lisada juriidiliselt siduva digitaalallkirja ja saata see mõnele saajale alla kahe minutiga — kõik iOS-i või Androidi seadmest. Iga allkirjastatud dokument on kaitstud plokiahela kontrollimise ja rikkumisvastase auditijäljega.

See juhend käsitleb mobiilse dokumendiallkirjastamise toimimist, seda, mis muudab selle juriidiliselt siduvaks ESIGN Acti ja eIDASe alusel, ning täpselt seda, mida otsida parima mobiilse e-allkirja rakenduse valimisel.

Kaugtöö ja hübriidtöö on allkirjastamise kontorist lahti ühendanud. Valdkonna andmetel algatatakse üle 60% kõigist e-allkirja toimingutest mobiilseadmest — see arv on 2020. aastast kahekordistunud. Välimeeskonnad, kinnisvaramaaklerid, tervishoiutöötajad ja reisivad juhid peavad kõik allkirjastama dokumente telefoniga ilma kontorisse naasmist ootamata.

Mobiilne dokumendiallkirjastamine ühendab traditsioonilise käsikirjalise allkirja juriidilise jõu digitaaltehnoloogia kiiruse ja turvalisusega. Tulemuseks on töövoog, mis sulgeb tehinguid päevade asemel minutite jooksul, säilitades samal ajal täieliku vastavuse rahvusvahelise e-allkirjaseadusandlusega.

Käsikirjalisest allkirjast digitaalallkirjani — mobiilne üleminek

Märgallkiri nõuab füüsilist kohalolekut, paberit, pliiatsit ja skannerit. Mobiilne e-allkiri nõuab ainult nutitelefoni. Juriidiline kehtivus on samaväärne: ESIGN Acti (USA), eIDASe (EL) ja UETA (USA osariigi tasandil) kohaselt on elektroonilisel allkirjal sama juriidiline jõud kui paberil tintal, tingimusel et allkirjastaja kavatsust saab tuvastada ja dokumendi terviklust saab kontrollida.

Plokiahela toega mobiilne allkirjastamine lisab mittetagasilükkamise kihi, millega märgallkirjad ei suuda võistelda: allkirjastamise hetkel salvestatakse krüptograafiline dokumendi räsi, muutes dokumendi hilisema muutmise avastuseta matemaatiliselt võimatuks.

Kaugallkirjastamine ja paberpudelikaelte lõpp

Kaugallkirjastamine eemaldab geograafia võrrandist täielikult. Klient Tokyos, tarnija Berliinis ja advokaat New Yorgis saavad kõik minutite jooksul sama dokumendile oma digitaalallkirjad lisada, igaüks oma mobiilseadmest. Mitmepoolsed allkirjastamise töövood suunavad dokumendi automaatselt igale allkirjastajale õiges järjestuses.

Praktilised kasud mobiilsest dokumendiallkirjastamisest:

• Lepingud vaadatakse üle ja kinnitatakse igal pool, reaalajas
• Paberi-, kullerteenuse ja printimiskulud kaovad
• Käiblusaeg väheneb päevadest minutiteks
• Auditijälg luuakse automaatselt iga allkirjastamissündmuse jaoks

Dokumendi allkirjastamine telefoniga võtab mobiilse e-allkirja rakendusega alla kahe minuti. Järgmised sammud kehtivad PDF-i allkirjastamiseks iOS-is ja Androidis Chaindoci mobiilirakenduse abil.

1. samm — laadige üles, skaneerige või importige oma dokument

Avage mobiilne e-allkirja rakendus ja valige, kuidas oma dokument sisse tuua:

• Kaameraskannimine: Suunake telefoni kaamera paberkontrakti poole. Nutikas servastuvastus kärpib pildi, korrigeerib perspektiivi ja teisendab selle automaatselt puhtaks allkirjastatavaks PDF-iks.
• Pilvest importimine: Tõmmake Google Drive'ist, Dropboxist, OneDrive'ist või mõnest e-posti manusest otse rakendusest.
• Otse üleslaadimine: Edastage PDF, DOCX või pildifail oma telefoni kohalikust salvestusruumist.

Toetatud vormingud hõlmavad PDF-i, DOCX-i, PNG-d ja JPG-d. PDF on soovitatav vorming juriidiliselt siduvatele mobiilsetele allkirjadele, kuna see säilitab dokumendi paigutuse ja toetab manustatud allkirjavälju.

2. samm — paigutage oma allkiri allkirjaväljale

Kui teie dokument on avatud, puudutage allkirjavälja, et oma allkiri paigutada:

• Allkirja joonistamine: Kasutage allkirjapadjal sõrme või pliiatsit käsikirjalise stiilissa allkirja loomiseks. Teie joonistatud allkiri teisendatakse krüptograafiliselt seotud digitaalelemendiks — mitte ainult pildi ülekatteks.
• Allkirja tippimine: Valige allkirjafontidest, et luua stiiliga trükitud allkiri.
• Salvestatud allkiri: Kasutage uuesti rakenduses turvaliselt salvestatud varem loodud allkirja. Korduvad allkirjastamised võtavad alla 10 sekundi.

Saate allkirja lohistada, suurust muuta ja ümber paigutada mis tahes leheküljel enne lõplikku kinnitamist.

3. samm — lisage kuupäev, initsiaalid või täiendavad väljad

Peamise allkirjavälja kõrval saate lisada:

• Kuupäevatempli (täidetakse automaatselt praeguse kuupäeva ja kellaajaga)
• Initsiaalid iga lehekülje jaoks, mis nõuab kinnitust
• Tekstiväljad trükitud nime või tiitli jaoks
• Märkeruudud nõusoleku või vastavuse kinnituste jaoks

Iga välja paigutus salvestatakse dokumendi rikkumisvastases auditijäljes.

4. samm — kinnitage ja viimistlege oma digitaalallkiri

"Allkirjasta" puudutamine käivitab krüptograafilise allkirjastamise protsessi:

1. 1.
   Rakendus loob dokumendi räsi (allkirjastamise hetkel dokumendi ainulaadse digitaalse sõrmejälje)
2. 2.
   Räsi on ajatembeldatud ja salvestatud plokiahelasse
3. 3.
   Allkirjastatud dokument on pitseeritud — mis tahes järgnev muudatus, isegi üksainus märk, tekitab erineva räsi ja on kohe tuvastatav

Valmis dokument kannab täitmistunnistust, mis näitab, kes allkirjastas, millal, millisest seadmest ja milliselt IP-aadressilt.

5. samm — saatke, jälgige ja saage teavitusi

Pärast allkirjastamist saatke dokument saajatele järgmiste kanalite kaudu:

• Meil turvalise kontrollilinkiga
• Otselink (mitmepoolsete allkirjastamise töövoogude jaoks)
• Rakendusesisene sõnum

Rea lajas push-teavitused hoiatavad teid, kui iga saaja avab, allkirjastab või keeldub dokumendist. Allkirjastamise järjestus on automaatselt jõustatud — järgmine allkirjastaja saab dokumendi alles pärast seda, kui eelmine allkirjastaja on oma sammu lõpetanud.

PDF on mobiilse dokumendiallkirjastamise kuldstandard, kuna see lukustab vorminduse kõikidel seadmetel ja operatsioonisüsteemidel. Siin on see, mida peate teadma PDF-i allkirjastamise kohta oma telefonist.

Miks on PDF mobiilsete e-allkirjade eelistatud vorming

Kui dokument allkirjastatakse PDF-ina:

• Allkiri on manustatud krüptograafilise elemendina, mitte ainult pildina
• Dokumendi paigutus on külmutatud — teksti ümbervool, fondiasendus ega veerunihe puuduvad
• Mis tahes muudatus PDF-is pärast allkirjastamist rikub krüptograafilise pitseri ja on auditijäljes kohe nähtav
• Standardsed PDF-allkirja kontrollimise tööriistad (Adobe Acrobat, brauseripõhised PDF-vaaturid) saavad allkirja kehtivust sõltumatult kontrollida

Allkirjaväljad vs. vabalt paigutatud allkirjad

Allkirjaväli on PDF-is eelmääratletud tsoon, mis ütleb allkirjastajatele täpselt, kuhu allkirjastada. Ettevalmistatud allkirjaväljad pakuvad mitmeid eeliseid:

• Allkirjastajad ei saa kogemata oma allkirja kriitilise lepinguteksti peale paigutada
• Mitu allkirjastajat suunatakse nende enda määratud väljadele
• Allkirjavälja koordinaadid on manustatud PDF-i metaandmetesse

Sertifikaadipõhine allkiri vs. lihtne elektrooniline allkiri

Mobiilsed e-allkirja rakendused pakuvad erinevaid allkirjatasemeid:

Chaindoci mobiilne e-allkiri toimib vaikimisi TEA tasemel, sidudes allkirjastaja kontrollitud identiteedi allkirjastamise hetkel krüptograafilise dokumendi räsiga.

Jah, mobiilsed e-allkirjad on juriidiliselt siduvad kõigis olulistes jurisdiktsioonides, kui allkirjastamisplatvorm vastab elektrooniliste allkirjade kohaldatavale juriidilisele standardile. Põhiküsimus on see, kas platvorm hõivab allkirjastaja kavatsuse, tuvastab allkirjastaja identiteedi ja kaitseb dokumendi terviklust — ning plokiahela toega mobiilsed e-allkirja rakendused vastavad kõigile kolmele nõudele.

Jurisdiktsiooni tabel: mobiilse e-allkirja õigusraamistik

Mis muudab mobiilse e-allkirja juriidiliselt täitmisele pööratavaks

Mobiilse e-allkirja juriidiliseks täitmisele pööramiseks peavad olema täidetud kolm tingimust:

1. 1.
   Allkirjastaja kavatsus: Allkirjastaja peab selgelt kavatsema allkirjastada. Teadlik allkirjavälja puudutamine kinnitusega rahuldab selle nõude ESIGN Acti ja eIDASe alusel.
2. 2.
   Allkirjastaja identiteet: Platvorm peab tuvastama, kes allkirjastas. Identiteedi kontrollimine (KYC), e-posti autentimine või telefoni kontrollimine on levinud meetodid.
3. 3.
   Dokumendi terviklus: Dokumenti ei tohi pärast allkirjastamist muuta. Allkirjastamise hetkel salvestatud krüptograafiline dokumendi räsi pakub dokumendi tervikluse matemaatiliselt kontrollitavat tõendit.

Mittetagasilükkamine: miks see mobiilse allkirjastamise puhul oluline on

Mittetagasilükkamine on juriidiline ja tehniline põhimõte, mis takistab allkirjastajal usaldusväärselt eitada dokumendi allkirjastamist.

Chaindoc saavutab mittetagasilükkamise kolme kihiga:

• Identiteedi kontrollimine: Allkirjastaja identiteet kinnitatakse enne allkirjastamist e-posti, telefoni või KYC kontrollimise kaudu
• Dokumendi räsi: Allkirjastamise hetkel luuakse SHA-256 krüptograafiline sõrmejälg
• Plokiahela ajatempel: Dokumendi räsi salvestatakse usaldusväärse ajatemplite asutuse ajatembliga muutumatus plokiahela pearaamatus

See kolmekihiline tõend tähendab, et isegi kui allkirjastaja väidab hiljem, et ta ei allkirjastanud dokumenti, pakub plokiahela kirje kohtus vastuvõetavat tõendit täpse dokumendi versiooni kohta, mille ta allkirjastas, millal ta selle allkirjastas ja millisest seadmest.

Allkirjastamine on ainult esimene samm. Pärast dokumentide allkirjastamist tuleb neid jälgida, turvaliselt salvestada ja igalt poolt kättesaadavaks teha. Mobiilne e-allkirja rakendus, mis käsitleb kogu dokumentide elutsüklit — ettevalmistamisest salvestamise ja otsimiseni — säästab tunde administratiivset tööd nädalas.

Reaalajas allkirjastamise olek ja push-teavitused

Iga Chaindoci dokument näitab kogu aeg selget olekut:

• Ootel: Saadetud, kuid kõik osapooled pole veel allkirjastanud
• Lõpetatud: Kõik nõutud allkirjad on kogutud
• Keeldutud: Allkirjastaja keeldus — kui esitati, siis põhjusega
• Aegunud: Allkirjastamise tähtaeg möödus ilma lõpetamiseta

Push-teavitused käivituvad iga olekumuutuse korral. Automaatsed meeldetuletused saab ajastada — näiteks 48-tunnine suunamine allkirjastajatele, kes pole dokumenti veel avanud.

Rikkumisvastane salvestamine ja dokumendi terviklus

Kui dokument on allkirjastatud ja pitseeritud, salvestatakse see otspunktist otspunktini krüptimisega. Plokiahelas kontrollitud dokumendi räsi liigub failiga kaasa, nii et mis tahes katse muuta salvestatud dokumenti pärast allkirjastamist on kohe tuvastatav.

Salvestusfunktsioonid hõlmavad:

• Krüpteeritud dokumentihoidla, mis on kättesaadav mis tahes seadmest
• Korraldatud kaustad kliendi, projekti või kuupäeva järgi
• Täistekstiotsing kõigi salvestatud lepingute üle
• Dokumendi aegumise ja säilituspoliitika seaded

Piiriülene allkirjastamine ja mitmekeelne tugi

Chaindoc toetab mitmepoolseid allkirjastamise töövoogusid eri riikides ja keeltes. Allkirjastamisliides on saadaval enam kui 14 keeles ning platvormi juriidiline vastavus hõlmab ESIGN Acti (USA), UETA (USA osariik), eIDASt (EL) ja samaväärseid seadusi enam kui 60 jurisdiktsioonis.

Mobiilne dokumendiallkirjastamine ei ole ainult mugavuse täiendus — see toodab mõõdetavaid ärilisi tulemusi igas meeskonna suuruses ja tööstuses.

Kiiremad tehingutsüklid müügimeeskondade ja vabakutseliste jaoks

Iga tund, mille jooksul leping ootab allkirja, on tund, mille jooksul tehing võib seiskuda või ebaõnnestuda. Mobiilsed e-allkirja rakendused suruvad allkirjastamise tsüklid päevadest minutiteni:

• Vabakutseline saab allkirjastada uue kliendi lepingu metroos tagasi sõites
• Müügiesindaja saab tehingu sulgeda kliendi fuajees enne hoonest lahkumist
• Idufirma asutaja saab allkirjastada investori tähtajalehe mis tahes ajavööndist

Kiiremad allkirjad tähendavad kiiremat tulu. Välisinspektsioonide müügiorganisatsioonid teatavad regulaarselt 30-50% vähenemisest sulgemisajas pärast mobiilse dokumendiallkirjastamise kasutuselevõttu.

Kulude kokkuhoid: ei mingit printimist, skaneerimist ega kullerteenust

Paberipõhise allkirjatsükli täislaaditud kulu — printimine, skannimine, füüsiline kohaletoimetamine, salvestamine — võib ületada 20 dollarit dokumendi kohta. Mobiilne e-allkiri kaotab kõik need kulud.

Turvalisus, vastavus ja auditiks valmis dokumentatsioon

Iga mobiilselt allkirjastatud dokument loob automaatselt:

• Rikkumisvastase auditijälje, mis näitab iga vaatamise, allkirjastamise ja jagamise sündmust ajatemplitega
• Täitmistunnistuse, mis sisaldab allkirjastajate identiteete, IP-aadresse, seadme sõrmejälgi ja dokumendi räsi
• Plokiahelas ankurdatud ajatempli, mis vastab õigusmenetlustes mittetagasilükkamise nõuetele

Reguleeritud tööstusharude — tervishoid, finants, kindlustus, kinnisvara — jaoks vähendab see sisseehitatud vastavusdokumentatsioon auditiks ettevalmistamise aega oluliselt.

Kõik mobiilsed e-allkirja rakendused ei paku sama taset juriidilist kaitset, kasutatavust ega turvalisust. Siin on see, mida hinnata enne platvormile pühendumist.

Otsitavad põhifunktsioonid

Juriidiline vastavus: Rakendus peab toetama ESIGN Acti, UETA-t ja eIDASt. Rakendused, mis mainivad ainult "digitaalallkirja" ilma nimetamata konkreetseid juriidilisi raamistikke, millele nad vastavad, ei pruugi sobida kõrge panusega lepingutele.

Mittetagasilükkamise mehhanism: Otsige dokumendi räsimist ja plokiahela ajatemplimist. Ilma krüptograafilise dokumendi räsita ei saa tõestada, et dokumenti ei muudetud pärast allkirjastamist.

PDF-i allkirjastamise tugi: Veenduge, et rakendus saab allkirjastada PDF-dokumente natiivselt — mitte ainult pilte.

Auditijälg ja täitmistunnistus: Rakendus peab looma iga allkirjastatud dokumendiga täieliku auditijälje, sealhulgas allkirjastaja identiteet, ajatempel ja seadme teave.

Mobiilse e-allkirja rakenduste võrdlus

Parim üksikisikutele ja vabakutselistele: Chaindoc (tasuta tase, plokiahelas kontrollitud, mobiilne-esmane)

Parim ettevõtete suurmahule: DocuSign

Parim Adobe töövoo kasutajatele: Adobe Acrobat Sign

Parim eelarvepõhistele VKEdele: SignNow

Mobiilne dokumendiallkirjastamine on põhjalikult muutnud seda, kuidas professionaalid sõlmivad tehinguid, haldavad lepinguid ja säilitavad vastavust mobiilne-esimeses maailmas. Võimalus skaneerida, allkirjastada ja saata PDF oma telefonist — täieliku juriidilise kehtivusega ESIGN Acti, UETA ja eIDASe alusel — kaotab paberpudelikaelad, mis aeglustavad äri igas etapis.

Chaindoci mobiilne e-allkirja rakendus toob plokiahela taseme turvalisuse igasse allkirjastamissündmusesse: SHA-256 dokumendi räsi allkirjastamise hetkel, rikkumisvastane auditijälg, täitmistunnistus ja plokiahelas ankurdatud ajatempel, mis vastab mittetagasilükkamise nõuetele mis tahes jurisdiktsioonis.

Olgu selleks siis vabakutseline, kes kinnitab kliendi lepingut koosolekute vahel, välisinspektsiooni müügiesindaja, kes sulgeb tehingu kohapeal, või hajutatud meeskond, kes haldab mitmepoolseid lepinguid ajavööndiüleselt — Chaindoc annab teile kõik, mida vajate oma telefonist dokumentide turvaliseks ja enesekindlaks allkirjastamiseks.

Alustage mobiilset allkirjastamist juba täna — krediitkaart pole vajalik.