E-allkirja taotluste haldamine: reaalajas jälgimine kõigi, ootel olevate ja lõpetatud taotluste puhul

Iga päev ilma lepingutorust nähtavuseta maksab raha. Allkirjastamise tähtaegade ületamine, kaotatud lepingukirjad ja vastuseta järeluuringud ei ole ainult pettumust valmistav — PwC uuring näitab, et halb lepinguhaldus maksab ettevõtetele kuni 9% aastasest tulust.

E-allkirja taotluste tõhus haldamine tähendab palju enamat kui dokumendil allkirja saamine. See nõuab reaalajas jälgimist igal sammul — hetkest, mil taotlus saadetakse, kuni seaduslikult siduva digitaallepingu arhiveerimiseni.

Chaindoc ühendab reaalajas allkirja jälgimise plokiahelaga kaitstud dokumendi kontrollimisega, andes igale allkirjastajale ühe võltsimiskindla kirje kõigist iga lepingu kohta tehtud toimingutest.

Ilma reaalajas nähtavuseta laguneb e-allkirja töövoo haldamine postkasti haldamiseks.

Nähtamatute allkirjastamise töövoogude maksumus

• Tähtaegade ületamine unustatud meeldetuletuste või ebaselge vastutuse tõttu
• Kaotatud lepingute manused rahvast täis postkastides
• Vaidlused, mis tulenevad ajatempli tõendite puudumisest
• Suutmatus tuvastada allkirjastamise kitsaskohti

Plokiahela auditijälg: võltsimiskindlad, õiguslikult kaitstavad kirjed

Chaindoc lahendab nähtavuse puudused, salvestades iga allkirjastamistoimingu muutumatu kirjena plokiahelasse. Iga kirje salvestab täpse ajatempli, krüptograafilise dokumendi räsi ja iga allkirjastaja identiteediandmed.

Eitamiskindlus on õigusprintsiip, mille kohaselt allkirjastaja ei saa hiljem eitada, et ta dokumendi allkirjastas. Plokiahela auditijäljed loovad eitamiskindluse, sidudes dokumendi räsi, allkirjastaja identiteedi ja plokiahela ajatempli üheks krüptograafiliselt pitseeritud kirjeks.

Aja kokkuhoid: päevadest tundideni

Automaatsed meeldetuletused on tõestanud allkirjastamisaja lühendamist kuni 80%.

1. samm — Aktiivsete ja arhiveeritud lepingute vaatamine ühe pilguga

• Aktiivsed lepingud — saadetud dokumendid, mis ootavad ühte või mitut allkirja
• Ootel allkirja taotlused — vähemalt üks allkirjastaja pole veel tegutsenud
• Lõpetatud digitaallepingud — täielikult allkirjastatud dokumendid
• Arhiveeritud pikaajalised viitedokumendid — ajaloolised lepingud vastavuse juurdepääsuks

2. samm — Filtreerimine ja sortimine töövoo selguse tagamiseks

• Filtreerimine osaleja nime, ettevõtte või allkirjastaja rolli järgi
• Sortimine tähtpäeva järgi kiireloomulisemate taotluste prioritiseerimisel
• Järjestikuse allkirjastamise järjekorra vaatamine mitme poolega lepingute puhul

Järjestikuline allkirjastamine on kriitiline funktsioon mitme poolega lepingute jaoks, nagu tarnijate lepingud, tööpakkumised ja investeeringute term sheetid.

3. samm — Auditi kirjete eksportimine õiguslikuks ja vastavuse kasutamiseks

• Täieliku auditijälje eksportimine iga toimingu ajatempli, allkirjastaja identiteedi ja dokumendi räsiga
• Lõpetamise sertifikaatide allalaadimine — ametlikud kirjed, mis kinnitavad, et kõik pooled allkirjastasid
• Vastavuspakettide koostamine audiitorite või õigusnõunike jaoks

Allkirjastamisprotsessi kitsaskohtade tuvastamine

Reaalajas allkirja jälgimine võimaldab igal hetkel näha, millised adressaadid on oma allkirjastamise sammu lõpetanud, millised on dokumenti vaadanud, kuid pole allkirjastanud, ning iga toimingu täpset kuupäeva ja kellaaega.

Automaatsete, isikupärastatud meeldetuletuste saatmine

• Digitaalse allkirja teavitused käivituvad automaatselt, kui allkirjastaja pole määratud akna jooksul tegutsenud
• Meeldetuletussõnumid on isikupärastatud allkirjastaja nime, dokumendi konteksti ja tähtajaga
• Meeldetuletuste sagedus on konfigureeritav
• Iga meeldetuletustoiming logitakse auditijäljele

Tähtaegade ja allkirjastajate kohandamine protsessi käigus

• Tähtaja pikendamine, kui allkirjastaja vajab lisaaega ülevaatamiseks, ilma protsessi taaskäivitamata
• Uue allkirjastaja asendamine või lisamine
• Taotluse tühistamine, säilitades samal ajal plokiahela auditijälje

Allkirjastaja identiteedi, ajatemplite ja lepingutingimuste kinnitamine

Reaalajas allkirja jälgimine loob iga lõpetatud lepingu jaoks üksikasjaliku kontrollimiskirje, mis hõlmab iga allkirjastaja täisnime ja kinnitatud identiteeti, iga allkirjastamistoimingu ajatemplit ning seadme ja IP metaandmeid.

Plokiahelaga kaitstud dokumendi terviklikkus

Erinevalt traditsioonilistest PDF-idest ei saa plokiahela dokumente pärast allkirjastamist vaikselt muuta. Iga lõpetatud leping salvestatakse koos selle krüptograafilise dokumendi räsiga — igasugune hilisem muutus toob kaasa erineva räsi, muutes võltsimise koheselt tuvastatavaks.

Arhiveerimine kiireks leidmiseks

Chaindoci dokumentide arhiiv on täielikult otsitav osaleja nime, dokumendi tüübi, kuupäevavahemiku ja allkirjastamise oleku järgi.

Jah — auditeeritud platvormi kaudu hallatavad e-allkirjad on kõigis peamistes jurisdiktsioonides õiguslikult siduvad.

Vabakutselised: allkirjade sidumine maksetega

Reaalajas jälgimine annab vabakutselistele kohese nähtavuse, millal klient lepingu avab ja allkirjastab, koos lõpetamise sertifikaatidega, mis kaitsevad arveldamisvaidluste eest.

VKEd: lepingumahu suurendamine järelevalvet kaotamata

Chaindoci tsentraliseeritud armatuurlaud pakub rollipõhise juurdepääsu kontrolliga täielikku ülevaadet kõigist aktiivsetest, ootel ja lõpetatud lepingutest.

Juriidilised meeskonnad: eitamiskindlus ja vastavuse kirjed

Plokiahelal põhinev lepingute kontroll pakub eitamiskindluse tõendeid, täielikku ja muutumatut kirjet igast allkirjastamise sammust ning SOC 2 ja ISO 27001 ühilduvaid turvastandardeid.

E-allkirja taotluste haldamine ei ole ainult protsessi täiustamine — see on õiguslik ja tegevuslik alus igale ettevõttele, mis tugineb allkirjastatud lepingutele. Plokiahelaga kaitstud dokumendi kontrollimise, võltsimiskindlate auditijälgede, automaatsete meeldetuletuste ja tsentraliseeritud armatuurlauda abil annab Chaindoc vabakutselistele, VKEdele ja juriidilistele meeskondadele täieliku töövoo kontrolli, mida nad vajavad.

Iga Chaindocis allkirjastatud leping on õiguslikult siduv vastavalt ESIGN Act'ile, UETA-le ja eIDAS-ile — ning iga auditijälje kanne on eitamiskindluse kirje, mis kaitseb teie ettevõtet mis tahes vaidluses.