E-allkirja taotluste haldamine: reaalajas jälgimine kõigi, ootel olevate ja lõpetatud taotluste puhul

Lõputud e-kirjad lepingu saamiseks või päevad pikkune ootamine allkirja saamiseks võivad raisata aega ja raha. Allkirjastamisprotsessist teadmatuses võivad ettevõtted kannatada tähtaegade ületamise, maksmata jäänud maksete ja kaotatud võimaluste all. Vabakutseliste ja väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete puhul võib üks kaotatud tehing mõjutada rahavoogu ja kliendisuhteid.

Hästi organiseeritud e-allkirja töövoo haldamist kasutavad organisatsioonid teostavad tehinguid kiiremini kui organisatsioonid, mis sõltuvad käsitsi kinnitamisest. Lisaks sellele maksab PwC andmetel halb lepinguhaldus ettevõtetele ligi 9% nende aastasest sissetulekust. Need arvud näitavad, et reaalajas lepingute jälgimine ei ole luksus, vaid vajadus.

Chaindoc tagab tehingute läbipaistvuse, turvalisuse ja seaduslikkuse, kombineerides reaalajas allkirjade jälgimise ja plokiahela dokumendid.

Lepingute haldamine ei tähenda ainult allkirjade andmist, vaid ka kõigi dokumentide asukoha mõistmist. Reaalajas allkirjade jälgimise võimaluse puudumisel raiskavad spetsialistid väärtuslikku aega oletuste tegemisele, järelkontrollile ja kontrollimisele. Chaindocu veebidokumendid muudavad kogu protsessi selgeks ja kontrollitavaks.

Tavapärased probleemid ilma jälgimiseta

E-kirjade või paberkandjal põhinevates töövoogudes peavad meeskonnad tegelema järgmiste asjadega:

• Tähtaegade hilinenud esitamine unustatud meeldetuletuste või unustatud tegevuste tõttu
• Kaotatud e-kirjad oluliste kokkulepete või manustega
• Allkirja ja kuupäeva puudumine põhjustab erimeelsusi

Vabakutselised töötajad, kes ootavad makse saamist, või idufirmad, kes peavad tegelema mitme investoriga, on eriti tundlikud nende probleemide suhtes. Isegi lihtsad tehingud muutuvad nähtamatult pikaks ja vaevaliseks. Ilma veebipõhise dokumentide kontrollimiseta on vaidluste korral raske lepinguid kaitsta.

Läbipaistvus tänu plokiahela lepingute kontrollimisele

Chaindoc lahendab selle probleemi, salvestades kõik toimingud muutumatul viisil plokiahelas. Te saate:

• Vaadake täpselt, millal allakirjutaja faili avas ja luges
• Kontrollige iga tegevuse aega, mitte viimast allkirja
• Veenduge, et pärast heakskiitmist ei tehta muudatusi

See muudab plokiahela dokumendid turvaliseks ja veatuks. See pakub personalijuhtidele tõendeid allkirjastatud töölepingute kohta ja õigusosakondadele auditeerimisel kaitstavaid tõendeid. Läbipaistvus loob usalduse ja on lihtsam allkirjastada veebidokumente ilma kõhklusteta.

Aja kokkuhoid vabakutselistele ja väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele

Väikeettevõtted raiskavad tunde oma elust klientide otsimisele ja jälgimisele ilma jälgimiseta. Chaindociga saate:

• Vaadake kõiki allkirja taotlusi ühel juhtpaneelil
• Saada vähem e-kirju, automatiseerides meeldetuletused
• Allkirjastage täidetud veebilepingud kiiremini

Nähtamatus kahjustab tööprotsesse: tähtajad jäävad täitmata, maksed ei laeku õigeaegselt ja usaldus kaob. Chaindoc veebidokumendid muudavad kõik etapid läbipaistvaks, turvaliseks ja tõhusaks.

Kui teil on mitu tehingut korraga, on väga lihtne unustada, millised dokumendid on ootel, millised on valmis ja millised vajavad läbivaatamist. Chaindoc veebidokumendid koondavad kogu teabe ühte juhtpaneeli, mis annab kõikidele vabakutselistele, väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele ning juriidilistele meeskondadele täieliku kontrolli oma e-allkirja töövoo haldamise üle.

Aktiivsete ja arhiveeritud lepingute vaatamine

Võite kohe vaadata:

• Aktiivsed lepingud, mis on veel sõlmimata
• Kehtivusaja lõppenud allkirjataotlused
• Valmis elektroonilised lepingud, mida saab salvestada või arveldada
• Pikaajalised viitedokumendid

See avalikustamine vähendab heakskiitmise tähelepanuta jäämise võimalust ja ükski blockchain-dokument ei lähe kaduma isiku postkasti. Rahvusvaheliste meeskondade puhul tähendab see, et juhid ei pea ootama, enne kui saavad kontrollida piiriülest edasiminekut.

Selguse huvides sorteerimine ja filtreerimine

Mida rohkem teie äri kasvab, seda rohkem lepinguid teil on. Chaindoc veebidokumendid võimaldavad teil:

• Filtreeri osaleja nime või ettevõtte järgi
• Järjestage tähtaegade järgi, et anda prioriteet kiireloomulistele lepingutele
• Otsige lepingu tüübi või märksõna järgi

See säästab aega käsitsi kontrollimisel ja väldib segadust kümnete lepingute puhul. Kas õpite, kuidas allkirjastada dokumente veebis, või tegelete suuremahuliste tehingutega, filtrid tagavad läbipaistvuse turvalise dokumendi allkirjastamise protsessi kõikides etappides.

Andmete eksportimine õiguslikuks või sisekasutuseks

Allkirjastatud failist ei piisa alati; vaja on tõendeid. Chaindoc võimaldab teil:

• Ekspordi auditeerimisjälje kontroll, mis kuvab kõik tegevused ja kuupäevad
• Kliendi/vastavuskontroll või kliendi kindlustunde tagamiseks allalaadimised
• Jätke selged andmed juhuks, kui tekib vaidlus ja on vaja õiguskaitset

Sellised ekspordid muudavad iga lepingu dokumendiks, mida saab kohtus või isegi auditis kaitsta veebipõhise dokumendi kontrollimise abil. Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele on see kindlustunne, et seda ei hakata kahtluse alla seadma; juristidele on see juhtum, mis peab vett.

Alati hilinevate allkirjade ootamine on üks suurimaid frustratsioone lepingute haldamisel. Chaindoc veebidokumentide abil saate näha kõiki ootavaid allkirjataotlusi, mistõttu on lihtne näha, kui asjad ei liigu edasi, saata meeldetuletus ja teha muudatusi, et tehingut elus hoida.

Allkirjastamisprotsessi kitsaskohtade tuvastamine

Reaalajas allkirjade jälgimine annab iga saaja kindla staatuse, selle asemel et spekuleerida, kes tehingut takistab. Saate kohe näha:

• Kes on juba dokumendi allkirjastanud
• Mida peavad ülejäänud adressaadid tegema?
• Iga etapi lõpetamise kuupäev ja kellaaeg

See on andmetel põhinev meetod, mis aitab vältida arusaamatusi ja muuta teie e-allkirja töövoo haldamise kõigile osapooltele läbipaistvaks.

Nutikate meeldetuletuste saatmine allkirjastajatele

Käsitsi jälgimine on aja raiskamine ja rikub tavaliselt suhteid klientidega. Chaindociga saate:

• Paigaldage digitaalallkirja teated, mis töötavad automaatselt
• Meeldetuletussõnumid peaksid olema isikupärastatud, et tagada nende professionaalne kirjutamine
• Minimeerige inimlikud vead, tagades, et ükski leping ei jääks tähelepanuta

Tähtaegade või adressaatide muutmine protsessi käigus

Äriolukorrad on dünaamilised ja lepingud peaksid olema dünaamilised. Chaindoc võimaldab teil:

• Lisage tähtaegadele aega, kui allkirjastaja vajab täiendavat aega läbivaatamiseks
• Muuda või lisa uusi allkirjastajaid ilma kogu protsessi uuesti alustamata
• Tühista või muuda taotlusi, säilitades samal ajal plokiahela dokumentide auditeerimisjälje

See kohandatavus võimaldab teil mitte aeglustuda meeskonnaliikmete vahetumise või kliendi tingimuste muutumise tõttu.

Pärast lepingute allkirjastamist ei vaja ettevõtted mitte ainult PDF-faili, vaid ka kindlustunnet. Chaindoc veebidokumendid: iga allkirjastatud lepinguga kaasneb täielik veebidokumendi kontroll, blockchain-kaitse ja turvaline säilitamine.

Kinnitage, kes allkirjastas, millal ja millistel tingimustel

Reaalajas allkirjade jälgimise abil saate üksikasjaliku auditeerimisjälje, mis salvestab:

• Allakirjutanute isikuandmed ja nimed
• Millal ja kell nad seda tegid?
• Kõik lepingu tingimused

See läbipaistvus tagab hea auditeerimisjälje valideerimise vaidluse korral ja muudab teie e-allkirja töövoo haldamise täielikult kaitstavaks kohtus või auditi käigus.

Blockchain-kaitstud täidetud allkirjad

Erinevalt traditsioonilistest PDF-failidest ei saa plokiahela dokumente pärast loomist muuta ega võltsida. Iga allkiri salvestatakse püsivalt, mis tagab teile järgmised eelised:

• Kõigi lepingute redutseerimatu dokumendid
• Regulatiivne vastavus: plokiahela lepingu kontrollimine
• Täiendav turvalisus sellistes valdkondades nagu rahandus, tervishoid või õigusabi

Allkirjastatud lepingute arhiveerimine ja lihtne otsimine

Allkirjastatud lepingud on kasulikud ainult siis, kui neid on tulevikus lihtne üles leida. Chaindoc muudab järgmised toimingud lihtsaks:

• Turvaline ja otsinguvõimalusega arhiveeritud lepingute süsteem
• Kasutage neid kohe, et auditeerida, uuendada või viidata kliendile
• Salvestage struktureeritud dokumendid ilma täiendava paberitööta

See funktsioon muudab täidetud digitaalsed lepingud pikaajalisteks varadeks, mis võimaldab neid hõlpsasti kontrollida vastavuse osas ja tõhusalt hallata.

Usaldus ja ajastus on iga professionaali jaoks kaks võtmetegurit. Olenemata sellest, kas olete vabakutseline, väikeettevõtja või suurema õigusmeeskonna liige, võib e-allkirja töövoo haldamise kontrolli kaotamine põhjustada viivitusi, konflikte või nõuetele vastavuse probleeme.

Vabakutselised tagavad õigeaegsed maksed

Vabakutseliste töötajate ja sõltumatute konsultantide puhul võib aeglane allkirjastamine kaasa tuua makseviivitusi. Reaalajas allkirjastamise jälgimise abil saate vaadata, millal klient allkirjastab, ja siduda lepingud otse arvetega.

Peamised eelised vabakutselistele:

• Kiirem arvetega seotud tehingute sulgemine
• On lihtne näha, kes ja millal allkirjastas
• Vähem konflikte tänu dokumendi veebipõhisele kontrollimisele

Väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted kasvavad ilma järelevalve kaotamiseta

Mida suuremad on väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, seda suuremad on lepingud ja heakskiitjate arv. Chaindoc veebidokumendid võimaldavad juhtidel jälgida avatud allkirjataotlusi, sorteerida lepingute nimekirja osakondade kaupa ja salvestada täidetud digitaalsed lepingud ühte kohta.

Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete eelised on järgmised:

• Kõik lepingud dashboard
• Meeskonna, kliendi või staatuse sorteerimine ja filtreerimine
• Lihtne ja turvaline dokumentide allkirjastamise protsess arendusetappides

Õigusosakonnad saavad kindlustunde nõuetele vastavuse osas

Juriidiliste ja personaliteenistuste puhul ei ole nõuetele vastavus läbiräägitav. Blockchain-dokumentide puhul registreeritakse iga samm, sealhulgas kutse ja allkiri. See blockchain-lepingu kontrollimine tagab auditeerimisjälje, mida ei saa võltsida ja mis on vastupidav juriidilisele kontrollile ja regulatiivsetele nõuetele.

Õigusosakonna nõuetele vastavuse eelised:

• Kõigi allkirjade auditeerimisjälg, mida ei saa muuta
• Isikut tõendavad dokumendid ja allkirjastamise kuupäev
• Lõplikult täidetud digitaalsed lepingud

Ükskõik, kas töötate üksi või meeskonnaga, ei ole võimalik võimalusi kaotada, kuna Chaindoc veebidokumentide töövoogu on võimalik kontrollida.

E-allkirja haldamine ei ole lihtsalt allkirja nupule klõpsamine. See on seotud nähtavuse, usaldusväärsuse ja tõhususega protsessi kõikidel tasanditel. Chaindoc veebidokumendid muudavad teie töövoo läbipaistvaks, turvaliseks ja täielikult kontrollitavaks.

Chaindoc tagab, et kõik lepingud on võltsimiskindlad ja õiguslikult siduvad, kombineerides reaalajas allkirjade jälgimise, plokiahela tehnoloogia ja veebipõhise dokumentide kontrollimise. Sõltumata sellest, kas olete vabakutseline, laienev väike- või keskmise suurusega ettevõte või õigusosakonna liige, lihtsustatud töövood vähendavad viivitusi ja suurendavad võimalusi tehingute õigeaegseks sõlmimiseks.

Alustage juba täna oma allkirjastamisprotsessi haldamist reaalajas ja muundage kõik lepingud usaldusväärseteks ärivahenditeks.