eIDAS, GDPR, NIST: mida tänapäeva meeskonnad peaksid teadma digitaalallkirja nõuetele vastavuse kohta

Nõuetele vastavuse nõuded kehtivad nüüd ka väikestele meeskondadele, varem kehtisid need ainult ettevõtetele. Raamistikud nagu eIDAS, GDPR ja NIST võivad tunduda ülekoormavad, kuid need kõik tõstatavad sama põhimõttelise küsimuse: kas seda dokumenti ja seda allkirjastanud isikut saab usaldada?

Enamik meeskondi usub, et need reeglid ei kehti nende suhtes, kuni keegi meeskonnast teostab vastavuskontrolli. Üks idufirma on allkirjastanud partnerluslepingu, kuid kuna turvalist identiteedi kontrolli ei toimunud ja leping ei vastanud digitaalallkirja vastavusnõuetele, ei aktsepteerinud partneri juriidiline osakond seda. Tehingu lõpuleviimine võttis nädalaid ja kogu leping tuli uuesti allkirjastada.

Nõuetele vastavus on lihtne selliste vahendite abil nagu Chaindoc online-dokumendid: privaatsus disainilahenduses, kinnitatud identiteedid ja auditeerimisjäljed, millele partnerid saavad kohe usaldada.

eIDAS sätestab, kuidas digitaalsed allkirjad peaksid toimima kogu ELis, et ettevõtted, kaugtöötajad ja rahvusvahelised partnerettevõtted saaksid üksteisele tugineda, ilma et nad peaksid tingimata füüsiliselt kohtuma. See eeldab digitaalallkirjade vastavust, mis tagab, et kõik lepingud on kehtivad, jälgitavad ja õiguslikult põhjendatud.

Mida eIDAS tegelikult nõuab (lihtsalt selgitatud)

eIDAS eristab kolme allkirja taset – põhiline, täiustatud ja kvalifitseeritud; kontseptsioon on aga lihtne mõista:

• Te peaksite olema teadlik dokumendi allkirjast.
• Te peate tõendama, et dokumenti ei ole pärast allkirjastamist muudetud.
• Lisaks peaksite olema võimeline näitama allkirjastamise kuupäeva

See tähendab, et eIDAS ei ole tehniline žargoon – see on usaldus. See peaks olema sama usaldusväärne teie allkirja puhul, mis on antud teise ELi liikmesriigi partneri poolt, kui ka teie enda kontoris. Sõltumata sellest, kas meeskonnad allkirjastavad dokumente veebis või jagavad lepinguid automatiseeritud süsteemi abil, jääb eesmärk samaks: selge identiteet, dokumendi terviklikkus ja tõendatav autorlus.

Kuidas Chaindoc toetab eIDASi põhimõtteid, ilma et kasutajad peaksid nende üle mõtlema

Chaindoc tagab nähtamatult eIDAS-i nõuetele vastavuse, rakendades nõudeid töövoos:

• Enne kui keegi failile juurde pääseb, toimub identiteedi kontrollimine.
• Vaikimisi on plokiahela dokumendid võltsimiskindlad; kõik muudatused on nähtavad, ajastatud ja seotud kinnitatud kasutajaga
• Online-dokumendi kontrollimine asendab juriidiliste dokumentide käsitsi auditeerimise/läbivaatamise, pakkudes partneritele kohest tõendit lepingu kehtivuse kohta

Kasutajad ei pea õppima keerulisi termineid ja õigusnorme. Nad lihtsalt töötavad ja Chaindoc tagab automaatselt nõuete täitmise.

Tõeline juhtum: kui eIDAS-taseme tõend päästab tehingu

Üks Euroopa idufirma sai ühelt oma partnerilt palve kahtluse alla seada oluline turustamisleping, kuna nad ei olnud kunagi lõplikku versiooni heaks kiitnud. Vanemate tööriistadega oleks see osutunud kulukaks aruteluks. Aga Chaindociga oleks neil olnud:

• Katkematu auditeerimisjälg, mis on võltsimiskindel
• Täpne versioonide ajalugu
• Kinnitatud e-allkirja autentimine allkirjastaja identiteediga

See on eIDASi praktiline väärtus: äritegevuse järjepidevus on tagatud, kuna kõiki allkirjastatud dokumente on võimalik kaitsta isegi mitu kuud hiljem.

eIDAS on oluline, kuna aitab vältida ebakindlust, mis võib muutuda õiguslikuks konfliktiks. Kaasaegsetele meeskondadele ei ole nõuetele vastavus lihtsalt vormiline ülesanne, vaid piiriülene ettevõtmine, mis aitab tehinguid päästa, kiirendada ja sõlmida. Chaindoc viib need standardid igapäevastesse töövoogudesse, et tagada meeskondade turvalisus ilma lisapingutusteta.

GDPR ei käsitle ainult isikuandmete turvalisust, vaid ka seda, et kõik dokumendid, millega teie meeskond töötab, oleksid reguleeritud, turvalised ja edastatud õigele isikule. Meeskondade puhul, kes allkirjastavad igapäevaselt veebidokumente, sätestab GDPR eeskirjad failide juurdepääsu, jagamise ja säilitamise kohta, ilma et tekiks rikkumise oht.

Digitaalsete allkirjade jaoks olulised GDPRi osad

GDPR käsitleb andmete minimeerimist, turvalisust, läbipaistvust ja vastutust, mis on olulised, kui meeskonnad allkirjastavad veebidokumente või jagavad faile sisemiselt. Kui dokument läbib kaitsmata kanaleid või kui juurdepääsu ei saa kontrollida ega tõendada, siis ei vasta see digitaalallkirja nõuetele.

Digitaalsignatuuridele kohaldatavad peamised GDPRi põhimõtted on järgmised:

• Andmete minimeerimine: isikuandmete jagamine peaks olema minimaalne
• Terviklikkus ja turvalisus: dokumentidele ei tohi olla lubatud volitamata juurdepääs ega neid tohi muuta
• Läbipaistvus: kasutajal peaks olema selge ülevaade sellest, kellel on juurdepääs failile või kellel on õigus teha mis tahes toiminguid
• Vastutus: meeskonnad peaksid olema valmis näitama kõiki dokumendiga seotud toiminguid

Need tegurid määravad, kuidas tänapäeva meeskonnad digitaalseid lepinguid käsitlevad ja miks traditsiooniline e-põhine töövoog ei vasta regulaarselt vastavuskontrollide nõuetele.

Kuidas Chaindoc Online'i dokumendid on vaikimisi GDPR-iga kooskõlas

Chaindoc järgib privaatsuse kavandamise põhimõtteid. Turvalisus ei ole valikuvõimalus, vaid osa kõigist tegevustest. Platvorm rakendab järgmisi nõudeid:

• Turvaline säilitamine ja juurdepääsetavus
• Identiteedi kontrollimine enne vaatamist
• Ära lisa mingeid linke, olgu need avalikud või jagatavad
• Veebipõhine dokumentide kontrollimine hajutatud failide asemel

Chaindoc kõrvaldab GDPR-i nõuete rikkumise riski, salvestades tööd ühes turvalises töökeskkonnas.

Vead, mida meeskonnad teevad ja mis rikuvad kogemata GDPR-i

Enamik GDPR-iga seotud probleeme on seotud inimestega, mitte häkkeritega:

• Dokumentide edastamine valele isikule
• Salvestage koopiad erinevatesse pilveteenustesse
• Juurdepääsu kaotamine, kuna puudub võltsimiskindel auditeerimisjälg

Cloud Security Alliance'i sertifikaat kui täiendav usaldusväärsus

Chaindoc'i Cloud Security Alliance (CSA) sertifikaat näitab, et platvorm on sertifitseeritud vastavalt pilvetehnoloogia turvalisuse rahvusvahelistele nõuetele. See on oluline, sest:

• Krüpteerimine ja andmete salvestamine testitakse eraldi
• Turvasüsteemid vastavad tööstuse vajadustele
• Teie Chaindoc veebidokumendid ei piirdu sisemiste lubadustega, vaid hõlmavad pigem partnerite ootusi globaalsel tasandil

CSA on täiendav kindlustunne, et teie protsessid on turvalised isegi enne GDPR-auditi algust.

GDPR-i nõuetele on palju lihtsam vastata, kui dokumendid hoitakse kontrollitud ja kontrollitavas keskkonnas. Chaindoc kõrvaldab ohtlikud tavad, nagu korrastamata failid, edastatud PDF-failid, kadunud versioonid jne, ja asendab need turvaliste ja regulatiivsetele nõuetele vastavate töövoogudega, mis kaitsevad nii teavet kui ka ettevõtet.

Väikesed meeskonnad töötavad nüüd piiriüleselt ja sellel on ainult üks tagajärg: turvalisuse ootused ei ole enam kohalikud. NIST on standard, millest juhinduvad paljud organisatsioonid, et tagada kõigi digitaalsete tegevuste autentimine, registreerimine ja kontrollitavus. See muudab turvalise koostöö mitte ainult soovitatavaks, vaid ka minimaalseks vajaduseks, eriti kui meeskonnad allkirjastavad veebidokumente või tegelevad tundlike heakskiitmistega kaugemalt.

Mida NIST tähendab igapäevaste meeskondade jaoks

NISTil on põhimõtteliselt üks põhiprintsiip, milleks on usaldada, kuid alati kontrollida iga sammu. Mitte-tehniliste meeskondade puhul tähendab see kindlaid, etteaimatavaid kaitsemeetmeid inimliku vea vastu.

NIST-iga kooskõlas olevad igapäevased töötavad tavad on järgmised:

• Enne failile juurdepääsu andmist tuleb läbi viia põhjalik isiku tuvastamine.
• Tegevuste logimine, st kõik vaatamised, muudatused või allkirjad logitakse
• Kontrollige rangelt lubade andmist, veendumaks, et seda teevad õiged inimesed.

Need privaatsuse kavandamise põhimõtted võimaldavad rühmadel töötada usaldusväärselt ilma turvaspetsialistide abita.

Chaindoc'i töövoog vastavalt NISTi põhimõtetele

Chaindoc on olemuselt NIST-iga ühilduv, kuna kõik selle tööprotsessi olulised etapid on kontrollitud, jälgitavad ja turvatud. Meeskondi ei pea selleks eraldi konfigureerima – vastavus on osa vaikimisi kehtivast protsessist.

Chaindoc rakendab NIST-stiilis kontrollimeetmeid järgmiselt:

• Lubage juurdepääs kõikidele dokumentidele
• Pidevalt uuendatav sündmuste logi
• võltsimiskindel auditeerimisjälg, mis on vastutustundlik

Struktuur kõrvaldab ebakindluse ja pakub usaldusväärset elektroonilist tõendusmaterjali ilma täiendavate rakendusteta.

Miks NIST-i nõuetele vastavus on piiriüleste meeskondade jaoks oluline

USA, EL, Suurbritannia, Kanada ja teised kaasaegsed meeskonnaliikmed asuvad teisel pool maakera ning partnerid soovivad kindlustunnet teatud turvalisuse osas, sõltumata meeskonnaliikme asukohast. NIST pakub seda ühist alust, et kõik inimesed töötaksid samade turvanõuete alusel.

Jaotatud meeskondade puhul tähendab NIST-i nõuetele vastavus järgmist:

• Ühekordne kontroll, juurdepääs ja töövoo turvapoliitika
• Suurenenud usaldus partnerite ja klientide seas, kes mõistavad, et protsess on kontrollitav
• Tagage, et lepingud jäävad turvaliseks sõltumata nende läbivaatamise või allkirjastamise asukohast.

NIST ei ole keeruline, vaid ennustatav. Tuginedes Chaindocu pakutavale veebipõhisele dokumentide kontrollimisele, turvalisele identiteedi kontrollimisele ja võltsimiskindlatele auditeerimisjälgedele, järgivad meeskonnad automaatselt samu standardeid, mida usaldavad ka ülemaailmsed organisatsioonid. See pakub idufirmadele, väikestele meeskondadele ja piiriülestele koostööpartneritele neile vajalikku turvalisust, ilma et see aeglustaks nende töövoogu.

Nõuetele vastavus ei ole enam paberitöö, vaid tänapäeval usalduse märk. Kui meeskonnad allkirjastavad dokumente veebis, soovivad partnerid näha, et töövoog on turvaline, allkirjad kehtivad ja andmed on kaitstud. Start-up'ide ja laienevate meeskondade puhul ei ole nõuetele vastavus enam nõue, vaid vahend, mis võimaldab tegutseda kiiremini, sõlmida tehinguid ja näida stabiilsena juba esimesest päevast alates.

Kiiremad tehingud, kui teie allkirjad on kontrollitavad

Tehingud ei jää kinni juriidilise läbivaatamise tsüklisse, kui kõik dokumendis sisalduvad tegevused dokumenteeritakse ja kontrollitakse automaatselt. Kinnitatud allkirjad tähendavad vähem käsitsi kontrollimist ja vähem küsimusi partnerite poolt.

Chaindoc kiirendab heakskiitmist järgmiselt:

• Automaatsed logid asendavad käsitsi kontrollimist
• Iga tegevuse eristatav identiteet
• Dokumentatsiooni ühtsus kogu töövoo vältel

See hõlbustab heakskiitmise sujuvat kulgemist ja lepingud ei jää kinni.

Vähendage õigusabi kulusid auditeerimisvalmis töövoogudega

Õigusosakonnad ei ole mitte keerulised, vaid pigem ebakindlad. Dokumentide jälgitavuse puudumine sunnib kedagi uurima, kes on mida ja millal redigeerinud. Auditeerimiseks valmis töövood kõrvaldavad selle ajakulu ja vähendavad start-up'ide tavapärast arvestatavat tööaega.

Chaindoc vähendab õigusabi kulusid järgmiselt:

• Autorluse ja kuupäeva osas tekkinud vastuolude kõrvaldamine
• Tagage, et igal dokumendil on võltsimiskindel auditeerimisjälg.
• Säilitage kõik versioonid turvalises keskkonnas

Miks tänapäeva kliendid eeldavad vaikimisi vastavust

Praegused kliendid ja äripartnerid valivad tarnijaid, kes suudavad näidata üles operatiivset distsipliini. Ostjad ei pea töövoo turvalisust enam teisejärguliseks.

Kliendid usaldavad Chaindoc-põhiseid protsesse järgmistel põhjustel:

• Kõik dokumendid on kaitstud turvalise identiteedi kontrolliga
• Ei ole avatud linke ega kontrollimata koopiaid
• Versioonide ajalugu on selge ja muutumatu

Nõuetele vastavus on märk küpsusest ja valideeritud protsessid annavad meeskondadele professionaalse kuvandi enne laienemist.

Nõuetele vastavus ei ole takistus, vaid äri kiirendaja. Chaindoc pakub veebipõhist dokumentide kontrolli ja võltsimiskindlat auditeerimisjälge ning turvalisi töövooge, mis tagavad klientide, investorite ja partnerite soovitud usaldusväärsuse. Ilma lisapingutusteta on lihtsam sõlmida tehinguid, vähendada õigusabi kulusid ja näidata usaldusväärsust.

Veebidokumente allkirjastavad rühmad ei vaja keerukaid eeskirju, vaid harjumusi, millele nad saavad toetuda. Nõudeid on lihtne täita, kui on olemas üksainus tõeallikas, selged volitused ja töövoog, mis kontrollib tegevusi automaatselt. Sellised põhireeglid välistavad arusaamatused, vähendavad õiguslikke riske ja muudavad iga dokumendi osaks turvalisest ja jälgitavast digitaalsest lepinguprotsessist.

„Ühtse tõe allika” reegel

Kui kõik inimesed töötavad ühe kontrollitud dokumendiga, on nõuetele vastavus palju lihtsam. Üks sertifitseeritud dokument välistab vanade PDF-failide, dubleerivate muudatuste või heakskiitmiste võimaluse.

Kuidas see parandab tööprotsessi turvalisust:

• Üks dokument tähendab üht autoriteetset vormi
• Ükski kontrollimata koopia ei ole postkastides ega draividel
• Kõik toimingud on seotud versiooni ajalooga, mis muudab veebipõhise dokumendi kontrollimise veelgi tugevamaks

Ainuüksi see reegel kõrvaldab paljud rikkumised, mis on tingitud korrastamata salvestamisest ja failide dubleerimisest.

Minimaalsed õigused = maksimaalne turvalisus

Mida vähem tegevusi kasutajad teha saavad, seda vähem tekib vastavusprobleeme. Lubade piiramine on lihtne, kuid tõhus turvameede, eriti kui dokumendid sisaldavad tundlikku või kontrollitavat teavet.

Granulaarse õiguste tähtsus:

• Ainult vaatamine välistab tahtmatud muudatused
• Märge tagab ainult, et e-allkirja autentimine on piisav.
• Heakskiidetud termineid ei tohi keegi ümber kirjutada ega ümber sõnastada

Chaindoc rakendab neid meetmeid vaikimisi ja muudab õigused vaikimisi kaitsekihiks.

Looge kinnitatud allkirjade kultuur

Vastavus ei ole pelgalt tööriista küsimus, vaid igapäevane distsipliin. Valideeritud allkirjad tagavad, et dokumendid on tõendatavad, jälgitavad ja turvalised jagamiseks partnerite ja reguleerivate asutustega.

Tähtsad tavad, mis tagavad tööprotsesside vastavuse:

• Ärge lisage lepingud e-kirjadele
• Kasutage süsteeme, millel on turvaline identiteedi kontroll ja võltsimiskindel auditeerimisjälg.
• Tehke kõik dokumendis olevad tegevused jälgitavaks ja identifitseeritavaks

Need harjumused asendavad riski selgusega ja aitavad meeskondadel jääda nõuetele vastavaks isegi pingeliste tähtaegade korral.

Kui meeskonnad juhinduvad ühest dokumendist, ühest versioonist ja ühest kontrollitud töövoost, on igapäevane nõuete täitmine lihtne. Chaindoc on ainus tõene allikas, mis tagab loa ja usaldusväärsed allkirjad; mis tahes kokkulepet on lihtsam hallata, turvalisem heaks kiita ja valmis mis tahes regulatiivseks kontrolliks.

Sellised nõuetele vastavuse raamistikud nagu eIDAS, GDPR ja NIST võivad tunduda hirmuäratavad, kuid need kõik kaitsevad samu väärtusi: usaldus, selgus ja vastutus. Digitaalne töö ei ole keerulisem: kui meeskonnad teavad, et nõuetele vastavus ei ole bürokraatia, vaid turvavõrk, muutub töö lihtsamaks.

Chaindoc tagab, et nõuetele vastavus on praktiliselt nähtamatu. Privaatsuse tagamise põhimõtted, usaldusväärsed identiteedid, autentimitud töövood ja veatud logid töötavad automaatselt taustal. Iga dokument, iga tegevus ja iga allkiri dokumenteeritakse tõenditega, ilma et see aeglustaks meeskondade tööd.

Kaasaegsete organisatsioonide puhul ei ole üleminek töövoogule, kus iga sammu on võimalik kontrollida, enam valikuvõimalus. See on konkurentsieelis. Valige süsteem, kus kõik allkirjad, versioonid ja heakskiitmised on iseseisvalt tõendatavad. Chaindoc muudab nõuetele vastavuse teie töös kõige vähem keeruliseks osaks.