10 suurimat viga, mida ettevõtted teevad lepingute online-allkirjastamisel

Enamik digitaalsete lepingutega seotud probleeme ei ole tingitud rikkis tööriistadest või funktsioonide puudumisest. Need põhinevad viisil, kuidas meeskonnad saavad reaalses maailmas allkirjastada veebidokumente.

Failide jagamine toimub liiga kiiresti, kontrollid jäetakse vahele ja piisavalt hea töövoog muutub tegelikuks õiguslikuks ja rahaliseks ohuks.

Kõige huvitavam on see, et samad vead on kõikjal silmaga nähtavad. Neid mustreid kordavad sõltumatud spetsialistid, laienevad väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, kiiresti kasvavad idufirmad ja isegi personalijuhtimise ja õigusteenistuse meeskonnad.

Erinevad tööstusharud, erinevad mastaabid, kuid samad harjumused, kui inimesed kiirustavad luua veebidokumente ja lasta neid lühikese aja jooksul allkirjastada.

See ei ole tahtliku hooletuse küsimus. Põhjuseks on asjaolu, et enamik meeskondi oli saanud koolituse allkirjastamise kohta, kuid mitte selle kohta, kuidas allkirjastada veebidokumente turvaliselt.

E-kiri tundub tuttav. PDF-failid tunduvad lõplikud. Ja juurdepääsulinkid on mugavad – kuni midagi läheb valesti ja keegi ei saa väita, et on midagi näinud, redigeerinud või allkirjastanud.

Käesolevas artiklis on loetletud 10 lepingute allkirjastamisel tehtavat viga, mida ettevõtted igapäevaselt teevad. Üksikult võivad need kõik tunduda tühised, kuid kokkuvõttes on need põhjuseks, miks digitaalsed lepingud nii sageli tekitavad konflikte, viivitusi ja kulukaid ümbertegemisi.

See on üks suurimaid vigu, mida ettevõtted teevad, kui nad allkirjastavad veebidokumente. Probleem algab tavaliselt laialivalgunud failidest: e-kirjade ahelad, jagatud draivid ja „final_v3_last_pdf”.

Dokumendi versioonihalduse probleemid ilmnevad väga kiiresti, kui meeskonnad loovad veebidokumente ilma igasuguse kontrollita. Üks isik kontrollib ühte faili ja teine allkirjastab veidi erineva faili.

Mõlemad usuvad, et nad on läbinud õige protsessi, kuid juriidiliselt ei ole nad allkirjastanud sama lepingut.

Oht selgub hiljem:

• Vaidlus selle üle, milline versioon on kehtiv
• Poolte ootuste mittevastavus
• Puudulik õiguslik seisund tõendite puudumise tõttu

See on tüüpiline näide digitaalse lepingu riskidest, mis tulenevad ebaturvalistest e-allkirja töövoogudest. Allkirjastamine ei ole piisav, kui dokumendi versiooni ei ole võimalik kontrollida.

Seda viga on võimalik vältida Chaindoc online-dokumentide abil. Lepingutel on kontrollitav auditeerimisjälg, üks ajalugu ja üks dokument.

Blockchain-dokumendid tagavad allkirjastatud versiooni turvalisuse ja veebipõhine dokumentide kontrollimine tagab, et on võimalik kindlaks teha, mis ja millal allkirjastati.

See viga tekib isegi enne veebidokumentide allkirjastamist. Meeskonnad kiirustavad veebidokumente koostama tuttavate tööriistade abil ja arvavad, et lihtne versioonide ajalugu on piisav. See on harva nii.

Lihtsad muudatuste logid näitavad, et midagi on muudetud, kuid ei näita, kes on selle eest vastutav. Need ei takista paralleelseid muudatusi, ülekirjutamisi ja vaikivaid asendusi.

Sellest tulenevalt esineb dokumentide versioonide kontrolli probleem juba enne allkirjastamist, mis kujutab endast varjatud ohtu digitaalsetele lepingutele.

Tüüpilised tulemused on järgmised:

• Kasutati mitut olemasolevat versiooni korraga
• Heakskiitmise ja redigeerimise vahel ei ole selget seost
• Puudulikud tõendid vastuoluliste küsimuste või auditi korral

See tekitab ebakindlaid e-allkirja töövooge, kus allkiri on pandud dokumendile, millel pole isegi stabiilset alusjoont.

Chaindoc veebidokumentide versioonihaldus algab loomisest, mitte allkirjastamisest. Blockchain-dokumendid pakuvad ühtset ajalugu esialgse üleslaadimise kohta.

Koos dokumendi veebipõhise kontrollimisega on võimalik jälgida kõiki muudatusi ja tagada lepingu algstaadiumis turvaline koostöö.

Enamik meeskondi usub, et kui leping saadetakse õigesse postkasti, on identiteet kinnitatud. Tegelikult ei saa juurdepääs e-kirjadele olla lepingute identiteedi kinnitamine. See on lihtsalt kättetoimetamine.

Tüüpilised olukorrad, mis hävitavad usalduse koheselt:

• Lepingud saadetakse kolmandatele isikutele
• Heakskiitmine toimub jagatud postkastide kaudu
• Juurdepääs postkasti säilib endistel töötajatel

Sellisel juhul ei ole allkirjastatud dokument eriti kasulik. Kuna puudub võimalus dokumente veebis kontrollida, on võimatu tõendada, kes lepinguga tutvus või selle heaks kiitis.

See kahjustab e-allkirja autentimist ja muudab muidu kehtivad lepingud kehtetuks.

Chaindoc veebidokumendid ületavad selle puuduse, eraldades juurdepääsu ja identiteedi. Autentimine toimub enne suhtlust, mitte pärast allkirjastamist.

Koos plokiahela dokumentide ja lepingute selge auditeerimisjäljega on kõik allkirjad seotud usaldusväärse isikuga – allkirju ei peeta kehtivaks.

Leping võib tunduda täielikuna tänu lepingule lisatud allkirjale, kuid ilma kinnitatud identiteedita võib allkirja kergesti vaidlustada.

Identiteedi kontrolli ei tohi unustada, sest selle puudumine tekitab tõsiseid digitaalseid lepinguriske, eriti kui meeskonnad allkirjastavad online-dokumente osakondadevaheliselt või rahvusvaheliselt.

See viga mõjutab kõige rohkem:

• HR-lepingud väliste kandidaatidega
• Õiguslike lepingute kaugallkirjastamine
• Rahvusvahelised tehingud, mis hõlmavad muid vastavusstandardeid

Kui lepingute puhul puudub identiteedi kontroll, ei ole võimalik esitada usaldusväärset tõendit selle kohta, kes on dokumendi heaks kiitnud tegelik isik.

See kahjustab e-allkirja autentimist vaidluste korral ja paneb meeskonnad pigem oletama kui tõendeid esitama.

Sellel on turvalised töövood, mis hõlmavad identiteedi kontrollimist enne allkirjastamist. Tagantjärele kontrollimine ei taga lepingu turvalisust, vaid ainult registreerib probleemi.

Chaindoc veebidokumendid läbivad enne juurdepääsu või allkirjastamist identiteedikontrolli. Lisaks dokumentide veebipõhisele kontrollimisele ja lepingute nähtavale auditeerimisjäljele seob see metoodika kõik allkirjad reaalsete, kindlaksmääratud isikutega, mis muudab lepingud põhjendatuks, mitte vaieldavaks.

Üks levinumaid viise tundlike lepingute üle kontrolli kaotamiseks on lepingute jagamine e-kirja manuste või avatud linkide kaudu.

Pärast faili süsteemist väljaviimist ei kuulu see enam turvalisse töövoogu, mis tekitab koheseid digitaalse lepingu riske enne, kui meeskonnad allkirjastavad veebifailid.

Kui on lisatud manuseid või avalikud lingid, on võimatu tõendada:

• Kes avas dokumendi?
• Kes saatis selle teistele osapooltele?
• Kes seda vaatas või alla laadis?

See häirib turvalist lepingulist koostööd ja osapoolte usaldust. Vaidluse korral ei ole lepingut võimalik usaldusväärselt kontrollida ja puudub võimalus dokumente veebis kontrollida, et mõista, mis täpselt failiga on juhtunud.

Paljud ebaturvalised e-allkirja töövood purunevad just selles punktis: allkiri võib olla korrektne, kuid edastamismehhanism ei ole.

Isegi tugev e-allkirja autentimine, millel puudub kontrollitud juurdepääs, muutub õigusliku jõustamise seisukohast nõrgaks.

Lepingud levitatakse kontrollitud juurdepääsu kaudu, mitte Chaindoc online-dokumentide kaudu. See muudab kõik toimingud läbipaistvaks, jälgitavaks ja kontrollitavaks enne allkirjastamist, allkirjastamise ajal ja pärast allkirjastamist.

Kõigile õiguse andmine teha lepingu muudatusi enne selle allkirjastamist tundub olevat koostöö, kuid tegelikult on see segadus.

Dokumendi versioonide haldamise probleem on vältimatu, kui paljud inimesed saavad teha muudatusi kuni viimase hetkeni ja meeskonnad allkirjastavad veebidokumente tõenäoliselt kiirustades.

See toob tavaliselt kaasa tahtmatud muudatused vahetult enne allkirja:

• Numbreid muudetakse kogemata
• Laused kustutatakse või ümbersõnastatakse lihtsalt terminoloogia parandamiseks
• Kõik osapooled ei tee viimase hetke muudatusi

Selle tulemusena võib allkirjastatud dokument olla erinev kokkulepitust. See on üks levinumaid lepingu allkirjastamise vigu ja oluline digitaalse lepingu riskide tekitaja, eriti õigus-, personali- ja piiriüleste osakondade puhul.

Rangete rollide jaotuse puudumine ei võimalda veebipõhise dokumendi kontrollimisel usaldada heakskiidetud versiooni.

Chaindoc veebidokumendid ei luba redigeerimist ja jätkavad ilma allkirjastamiseta. Rollid on rangelt jagatud ja kui allkirjastamise aeg on käes, suletakse dokument ning usaldus kokkuleppe vastu ei kao.

Kui kõikidel inimestel on võrdsed õigused, kaob vastutus. Kui üks isik saab sama faili vaadata, muuta ja allkirjastada, on tulevikus võimatu selgelt vastata olulisele küsimusele: kes sai mida teha?

See on üks põhilisi puudusi enamikus ebaturvalistes e-allkirja töövoogudes.

Rollide eraldatuse puudumisel muutuvad väikesed tegevused kergesti suurteks probleemideks:

• Isik teeb enne allkirjastamist muudatusi klauslisse
• Recensent kiidab heaks pigem tahtmatult kui lihtsalt vaadates
• Allakirjutaja muudab ka varem kokkulepitud tingimusi

Sellistes olukordades suureneb digitaalse lepingu risk kiiresti. Vaidluse korral puudub lepingute auditeerimisjälg, mille abil saaks kindlaks teha, kas tegevused olid heaks kiidetud või mitte.

Isegi võimas e-allkirja autentimine muutub kasutuks, kui õigused on ebaselged.

Rollipõhine kontroll on turvaliste veebidokumentide allkirjastamise meetodite alus. Vaadates, redigeerides ja allkirjastades peaksid olema erinevad toimingud, millel on erinevad õigused.

Chaindoc veebidokumendid määratlevad rollid eelnevalt, mistõttu saavad õiged inimesed võtta õigeid meetmeid õigel etapil. Selline läbipaistev süsteem tagab vastutuse ja aitab vältida väikeseid vigu, mis võivad muutuda õiguslikeks vaidlusteteks.

Lepingute auditeerimisjälg ei pruugi olla kergesti loetav, lihtne allkirjastatud kinnitus kell 14:32. Aegstempel ei ole kirjeldus sellest, mis tegelikult allkirjastamise ajal toimus, ja just siit algavad tavaliselt konfliktid.

Ettevõtted ei suuda tõendada:

• Kes nägi dokumenti ja allkirjastas selle?
• Kas tegemist oli jagatud või edastatud juurdepääsuga
• Kui muudatused on tehtud vahetult enne allkirjastamist
• Kellel oli lubatud millisel etapil tegutseda?

See tekitab tõsiseid digitaalse lepingu riske, eriti kui meeskonnad allkirjastavad veebidokumente osakondade siseselt või osakondade vahel või piiriüleselt.

Põhiline e-allkirja autentimine ei toimi õiguslikes või vastavuskontrollides, kuna see ei ole kontekstipõhine.

Et teada, kuidas online-dokumente turvaliselt allkirjastada, peaksid kõik tegevused olema jälgitavad, mitte ainult viimane klõps.

Chaindoc veebidokumendid lahendavad selle probleemi, salvestades vaated, juurdepääsu muudatused ja allkirjad ühte ajastatud ajaloo. Selline kõrgetasemeline veebidokumentide kontrollimine muudab allkirjad pigem kaitstavateks tõenditeks kui oletusteks.

Esmapilgul on e-posti, pilve draivide, PDF-redaktorite ja vestlusrakenduste kasutamine paindlik. Praktikas pakub selline korraldus killustatud ja ebaturvalisi e-allkirja töövooge, kus ükski süsteem ei suuda anda terviklikku ülevaadet lepingu sõlmimise protsessist.

Erinevate vahendite abil veebis dokumentide allkirjastamise käigus kaob oluline tõendusmaterjal:

• Koosolekud toimuvad vestlusaknas ja neid ei dokumenteerita
• Drive'i kasutatakse failide redigeerimiseks ja need saadetakse allkirjastamiseks mujale
• Juurdepääs jagatakse e-posti teel ilma kontrolli ja ajaloo salvestamiseta

See tähendab, et vaidluste või auditite korral ei ole sündmuste rekonstrueerimine võimalik. See suurendab otseselt digitaalse lepingu riske, kuna tõendid on hajutatud või puuduvad täielikult.

Lepingud nõuavad pidevat voogu, et teada, kuidas online-dokumente õigesti allkirjastada. Chaindoc online salvestab loomise, juurdepääsu, allkirjastamise ja kinnitamise ühes keskkonnas.

See lahendus koos veebipõhise dokumentide kontrollimise ja plokiahela toega logidega tagab tõendite olemasolu ja võimaldab tõeliselt turvalist lepingute koostööd, ilma et oleks vaja kasutada täiendavaid tööriistu või käsitsi kontrollimist.

See on kõige kulukam viga. Kui meeskonnad allkirjastavad veebidokumente, on kõik vead pigem juriidilised küsimused kui lihtsalt parandused.

Ümberläbirääkimised, õiguslik kontroll ja aja raiskamine, mis tõenäoliselt järgnevad kuupäevade, klauslite, SLA tingimuste või IP tingimuste kindlaksmääramisele pärast allkirjastamist, on tavaliselt tarbetud.

Probleem ei ole mitte allkiri ise, vaid selle kontrollimise aeg. Enamikus ebaturvalistes e-allkirja töövoogudes peetakse kontrollimist järelmeetmeks.

Alles siis, kui midagi läheb valesti, vaatavad meeskonnad üle identiteedi, versioonid ja õigused. Selleks ajaks on lepingud juba sõlmitud.

Tõhus online-dokumentide kontrollimine annab kontrolli õigel ajal – enne allkirjastamist. Versioonide kontroll, identiteedi kontroll ja juurdepääsu kontroll tagavad, et meeskonnad kinnitavad seda, mida nad tegelikult kinnitada soovivad.

See ongi usaldusväärse e-allkirja autentimise alus.

Chaindoc kõrvaldab probleemide põhjused töövoo tasandil, selle asemel et neid lahendada, kui need tekivad. Platvorm on ehitatud lihtsate arhitektuuriliste põhimõtete alusel, mis takistavad sagedaste lepingute allkirjastamise vigade kordumist isegi kiiretempolistes meeskondades, kes allkirjastavad elektroonilisi dokumente iga päev.

Üks dokument, üks versioon, üks ajakava

Chaindocil on üksainus tõe allikas.

• Kasutage ühte faili, mitte lõputut hulka „final_final_v7.pdf” faile.
• Ajajoont dokumenteerib ainult üks plokiahel, mitte mitu killustatud plokiahelat
• Kergesti märgatav ajalugu, mis kirjeldab, mida ja millal muudeti, ilma et seda oleks vaja käsitsi selgitada

See strateegia ei kõrvalda struktuuri tasandil ebakindlust täiendavate kontrollide abil.

Kontrollimine enne juurdepääsu, mitte pärast allkirjastamist

Turvalisus algab juba enne, kui keegi faili avab.

• Juurdepääs antakse alles pärast identiteedi kontrollimist lepingute puhul
• Allkirjastamise järel ei toimu kontrollimist
• Kõik suhtlused on seotud reaalsete isikutega, mitte ainult e-posti aadressidega

See muudab dokumentide veebipõhise kontrollimise vaikimisi toimivaks, mitte taastamismeetmeks.

Auditeerimiseks valmis töövood ilma täiendavate käsitsi tehtavate toiminguteta

Chaindoc on konteksti salvestamise režiim.

• Lepingute auditeerimisjälg luuakse koheselt
• Juurdepääs, tegevused ja ajastus on mõned asjad, mis on sisaldatud logides, mitte ainult allkiri
• Ära kasuta väliseid logifaile, ekraanipilte ega käsitsi kogutud tõendeid.

Sellest tulenevalt toimub turvaline lepingute koostöö loomulikult, ilma täiendava töökoormuseta.

Enamik digitaalsete lepingutega seotud probleeme ei tulene e-allkirjadest endist, vaid pigem sellest, kuidas meeskonnad otsustavad veebidokumente allkirjastada.

Kinnituse puudumine, versioonide anarhia ja nõrgad töövood muudavad lihtsad tehingud kulukateks riskideks.

Põhimõte on väga lihtne: turvaline allkirjastamisprotsess peab olema lihtne. Meeskonnad ei pea kaitset arvestama, kui identiteet, juurdepääs ja ajalugu on osa töövoost, kuna see toimub automaatselt.

See on töövoo otsus, mis on kindluse otsus. Veebis dokumentide allkirjastamine tähendab selgust, tõendusmaterjali ja kindlustunnet, ning kui lepingud ei ole enam ohtlikud, muutuvad need koostöö kindlaks aluseks.