Blockchain-dokumendid selgitatud: miks kaasaegsed ettevõtted lähevad üle muutumatutele dokumentidele

Ettevõtted loobuvad PDF-manustest ja e-kirjade ahelatest, kuna nad on lõpuks teadlikud varjatud ohust: tavapäraseid faile saab jälgi jätmata muuta, ülekirjutada või vaidlustada. Seevastu blockchain-dokumendid on omamoodi digitaalsed seifid; iga samm on krüpteeritud oma kuupäevaga ja seda on võimatu hiljem muuta.

Võtame lihtsa, kuid valusa näite: meeskond arutas partnerlust ja kui lõplik leping läbi loeti, ei suutnud keegi tuvastada, kes oli ühe olulise sätte redigeerinud. Läbirääkimised ebaõnnestusid mitte tingimuste tõttu, vaid versioonide ajaloo ebausaldusväärsuse tõttu.

See on põhjus, miks igavesed andmed on olulised. Kontrollitavate jälgede ja võltsimiskindlate andmete puudumisel on kõik online-dokumentide allkirjastamise pingutused pime usk. Blockchain lahendab selle probleemi, tagades, et digitaalne tõend ei ole töövoos järelmõte.

Blockchaini andmed ei ole tehnilised dokumendid, vaid uuenduslik meetod andmete salvestamiseks, mida on võimatu kustutada, jälgi jätmata muuta või tulevikus eitada. Vaadake neid kui digitaalset tõde, mida saab rakendada väikestes meeskondades, rahvusvahelistes ettevõtetes ja kõikidel teistel juhtudel, kus on vaja online-dokumentide kontrollimise turvalisust.

Üks dokument, üks muutumatu ajalugu

Kujutage dokumenti ette kui päevikut, mille iga leht on kleebitud sinna lõplikult. Te võite lisada uusi lehti, aga vanu lehti ei saa kunagi muuta. See ongi püsiv raamat.

Versiooni ajaloo sisaldav PDF on erinev. PDF-logisid on võimalik muuta, e-kirju kustutada ja kaustu puhastada. Blockchain-dokumendid moodustavad aga tegevuste ahela, mida ei saa võltsida ja millest midagi ei lähe kaduma.

Uus formaat pakub meeskondadele midagi, mida neil varem pole olnud, nimelt läbipaistva ja tõestatava dokumendi terviklikkuse, mis on faili sisse ehitatud.

Ajakiri, mis näitab iga tegevust, mitte ainult lõplikku allkirja

Blockchaini ajamärgised ei järgi viimast allkirja – need salvestavad kõik dokumendiga seotud toimingud:

• Vaated
• Kommentaarid
• Muudatused
• Juurdepääsuõiguste muutused
• Allkirjad

Konfliktide korral võib isegi allkiri olla vähem oluline kui ajamärgised. Konflikte saab lahendada kohe, teades, kes mida ja millal tegi. Seetõttu on ajamärgiste kontseptsioon usaldusväärse veebidokumentide kontrollimise alus, mitte lisaväärtus.

Miks traditsioonilised tööriistad ei suuda tagada terviklikkust

Google Drive, e-post ja PDF-redaktorid ei ole loodud õiguslikul tasandil turvaliseks. Failid võivad olla:

• Muudetud jälgi jätmata
• Asendatud peaaegu samade koopiatega
• Allalaaditud, ebaõigesti redigeeritud ja uuesti üles laaditud
• Saadetud valele isikule
• Kustutatud või ülekirjutatud

Need on väikseimad, mikroskoopilised muudatused, mis justkui viivad lepinguliste vaidluste tekkimiseni. Blockchain lahendab selle probleemi, tagades, et kõik tegevused on kontrollitavad ja kõik andmed on püsivad.

Kõik suurusega ettevõtted on jõudnud sama järeldusele: vanad dokumendid muudavad asjad ebaselgeks, samas kui võltsimiskindlad dokumendid muudavad asjad selgeks. Kuna meeskonnad töötavad üha kiiremini, ööpäevaringselt ja allkirjastavad igapäevaselt veebidokumente, vajavad nad süsteemi, kus kõik tegevused on tõendatavad ja kõiki faile on võimatu võltsida.

Pettuste ennetamine ilma lisatööta

Muutumatute andmete kasutamisel ei saa keegi dokumenti asendada, muuta ega täiendada jälgi jätmata. Süsteem jälgib automaatselt kõiki toiminguid, ilma et meeskonnad peaksid midagi tegema.

See muudab mängu järgmistes valdkondades:

• personaliosakonnad, kes tegelevad tööpakkumiste kirjadega
• Õigusosakonnad, kes peavad läbi vaatama lepingud
• tarnijatega koostööd tegevad väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted
• Jaotatud meeskonnad, kes teevad koostööd eri ajavööndites

Kujutage ette lepingu allkirjastamist, kus üks klausel oli kahes versioonis erinev, mis jagati kahe osakonna vahel. Kuna muutumatut dokumendi ajalugu ei olnud esitatud, ei suutnud ettevõte kindlaks teha, milline dokument oli viimane, mis põhjustas kuluka vaidluse. Muutumatud andmed kõrvaldavad selle probleemi täielikult.

Kiirem heakskiitmine tänu kontrollitud töövoogudele

Inimesed on veendunud, et nad saavad allkirjastada veebidokumente alles siis, kui kõik sammud on kinnitatud. Traditsioonilistes töövoogudes kontrollivad meeskonnad käsitsi versioone, otsivad e-kirju ja otsustavad, kas viimane fail on ka tõepoolest viimane fail.

Heakskiitmine on kiirem, kuna süsteem kuvab:

• Kes on dokumenti vaadanud?
• Kes seda redigeeris?
• Kes allkirjastas selle?
• Millal toimus iga tegevus?

Ei mingeid käsitsi kontrolle. Ei mingeid uuenduste jälitamist. Ei mingeid „kas saate selle versiooni kinnitada?” küsimusi. Heakskiitmine on lihtne, etteaimatav ja kiire.

Õiguslik kindlus tänu eitamatuse põhimõttele

Eitamine on tehniline termin, kuid selle mõiste ei ole raske mõista: keegi ei saa öelda „Ma ei ole seda allkirjastanud; ma ei ole seda muudatust teinud”. Kinnitatud digitaalsed toimingud moodustavad vaieldamatu teabe kõigi sammude kohta.

Läbirääkimiste, auditite ja hoolsuskohustuse puhul tähendab see järgmist:

• Dokumentide omandiõigust ei ole
• Allkirjade osas ei tohi olla ebamäärasusi
• Ei tohi kaduda ühtegi kirjet ega kustutada ühtegi muudatust

Meeskonnad saavad õigusliku kindluse ilma täiendavate vahendite ja juristideta, kuna kõik töövoo etapid on juba salvestatud ja kaitstud süsteemi enda poolt.

Võltsimiskindlate dokumentide kontseptsioon ei ole futuristlik, vaid pigem mõistlik alternatiiv igapäevaselt kasutatavate dokumentide riskidele. Läbipaistvus ja iga tegevuse muutmise võimatus võimaldavad ettevõtetel kiirendada heakskiitmist, vähendada vaidlusi ja tagada, et nende lepinguid ei kuritarvitata pettuse või manipuleerimise eesmärgil.

Kaasaegsetes meeskondades ei usaldata enam dokumente, mida saab jälgi jätmata muuta, kopeerida ja asendada. Chaindoc lahendab selle probleemi, luues iga töövoo blockchain-dokumentide ümber nii, et iga toiming – üleslaadimine, juurdepääs, kontrollimine ja salvestamine – loob läbipaistva ja võltsimiskindla ajaloo.

Üks üleslaadimine → üks läbipaistev ajakava

Chaindoc säilitab kogu digitaalsete dokumentide terviklikkuse protsessi ühes kontrollitavas voos: üleslaadimine → juurdepääs → kontrollimine → allkirjastamine → salvestamine. Iga tegevus salvestatakse võltsimiskindlasse auditeerimisjälje, mida ei saa muuta, kustutada ega ülekirjutada.

See tähendab, et enam ei esine segadust tekitavaid failinimesid, nagu „contract final v4 realfinal.pdf”, ega vanu manuseid, mis on kadunud e-kirjade ahelates. Selle asemel töötavad meeskonnad ühe autoriteetse dokumendi alusel, kus:

• Iga muudatus on nähtav
• Kõiki allkirju on võimalik kontrollida
• Kogu muutumatu dokumendi ajalugu on ühes kohas

Tagage identiteedi kontrollimine enne mis tahes tegevust

Chaindoc'i kasutatakse identiteedi kontrollimiseks enne dokumendi vaatamist, redigeerimist või allkirjastamist, mitte pärast seda. See tagab, et online-dokumentidele pääsevad ligi ainult volitatud isikud ja et volitamata kasutajad ei saa ligi pääseda tundlikele failidele ega neid muuta.

See tarkus on üsna lihtne, kuid tõhus: dokumentide kaitse tagatakse enne dokumendi avamist. Identiteedikontrollid ja online-dokumentide kontrollimine aitavad meeskondadel vältida identiteedivarguse ohtu, minimeerida inimlikke vigu ja tagada, et kõik kontrollitud toimingud on tõepoolest teostatud õige isiku poolt.

Rollipõhine juurdepääs, mis aitab vältida vigu

Chaindoc tagab, et töövood on selged ja ennustatavad, kasutades kindlaksmääratud rollide komplekti: vaata, redigeeri või allkirjasta – ja kõik. Selline disain takistab tahtmatuid uuendusi, valesid versioone või võltsitud allkirju, mis muidu kipuvad esinema juhuslikes mitme tööriista kasutavates töövoogudes.

Turvalised dokumendivoogud on kiiremad ja turvalisemad, kuna:

• Keegi ei tohi muuta valet faili
• Ükski neist ei ole allkirjastatud valele versioonile
• Keegi ei näe dokumente, mida ta ei peaks nägema

See säästab aega ümbertegemise segaduse vältimiseks ja aitab meeskonnal läbida kogu elutsükli alates online-dokumentide loomisest kuni online-dokumentide allkirjastamiseni ilma nahka rikkumata.

Enamik dokumentidega seotud probleeme ei ole tehnilist, vaid inimlikku laadi. Kadunud muudatused, märkamatud muudatused või paralleelsed versioonid tekitavad õiguslikke probleeme, mida meeskonnad ei oska ette näha. Selle probleemi lahendab võltsimiskindel blockchain-dokument, mis annab igale failile kontrollitava ajaloo, mis näitab täpselt, mis ja millal toimus.

Vaidlused varjatud muudatuste üle

Lepingutingimusi uuendab rühm inimesi ja keegi ei tea, kes ja millal muudatusi tegi. Läbirääkimistel on mõlemal poolel oma õige versioon ja tehing jääb katki. See juhtub, kui meeskonnad loovad veebifailid e-kirjades ja pilvekataloogides ilma kontrollitud auditeerimisjälgita.

Tavalised riskimustrid on:

• Muudatused, mis on tehtud väljaspool heakskiidetud tööprotsesse
• Asendatud klauslid, mida ei ole näha
• Kustutatud kommentaarid või ülekirjutatud kommentaarid
• Puudub failide juurdepääsu ajalugu

Kuna ajalugu on muutumatu, on kõik muudatused läbipaistvas ajaloos – nähtavad, dateeritud ja eemaldamatud.

Kadunud või vastuolulised versioonid

Tüüpiline olukord: kaks juhti allkirjastavad kaks veidi erinevat faili ja mõlemad arvavad, et allkirjastavad lõpliku versiooni. Kui erinevus avastatakse, on leping õiguslikult kehtetu – kumbki pool ei saa tõendada ühe faili eelist teise faili ees.

Kui tavapärased vahendid ei ole efektiivsed:

• Mitmed täielikud PDF-failid on salvestatud erinevatesse kaustadesse
• Drive'i lingid asendati vanematega
• Paralleelse teksti loomine e-kirjavahetuse abil
• Selle seeria muudatuste kohta ei ole ühtset ülevaadet.

Blockchaini ajakava teeb selle ülekohtu. Meeskonnad töötavad võltsimiskindlate andmetega.

Tõendamine, kes tegelikult allkirjastas

Tavapärased e-allkirja lahendused valideerivad allkirja, kuid mitte tegelikku allkirjastajat. Konto jagamise või kompromiteerimise korral ei saa olla kindel autentsuses.

Tavalised identiteediga seotud riskid:

• Jagatud sisselogimised meeskondade sees
• Allkirjad, mis on tehtud kontrollimata seadmetel
• Kompromiteeritud e-posti kontod
• Identiteedi ja tegevuse vahel ei ole auditeerimisjälge

Muutumatud andmed ja e-allkirja autentimine tagavad dokumendi autentsuse, mis on püsiv, kontrollitav ja õiguslikult kaitstav.

Blockchain ei ole enam tulevikutehnoloogia, vaid toimiv lahendus lepingute puhtas ja jälgitavas seisundis hoidmiseks ning salajaste muudatuste vältimiseks. Need lihtsad tavad aitavad rühmadel blockchain-dokumente lisada tavapärastesse protseduuridesse ilma täiendava tarkvara ja keerukate lahendusteta.

Asenda e-kirja manused kinnitatud linkidega

E-post on lepingute töökorralduses kõige nõrgem lüli – manuseid kaotatakse, asendatakse, edastatakse või muudetakse ilma järelevalveta. Veebidokumentide loomiseks on parim neid salvestada autentimiskeskkonnas, kus kõik tegevused salvestatakse automaatselt.

Miks e-kirja manused ei tööta:

• Nad arendavad kontrollimatuid koopiaid
• Versioone võib saata või muuta ilma ette teatamata
• Enne sisenemist ei toimu isikutuvastust
• Online-dokumendi kontrollimine on null

Üks dokument, üks ajakava ja üks auditeerimisjälg on tagatud kinnitatud lingiga.

Säilitage iga lepingu puhul üks tõene allikas

Üks leping, üks platvorm, üks dokument on saanud lihtsaks reegliks, mis kõrvaldab enamiku dokumentide segadusest. Olukorras, kus meeskonnad tuginevad ühistele motivatsioonidele, sõnumirakendustele või PDF-failidele pealkirjaga „final_LAST_v9.pdf”, on versioonide erinevused paratamatud.

Parimad tavad ühe tõeallika jaoks:

• Salvesta poe lepingud usaldusväärsel platvormil (mitte paralleelsetes kaustades)
• Failide kopeerimine tuleks asendada juurdepääsu jagamisega
• Piirake juurdepääsu rollidele
• Nõua Chaindoc online heakskiitmist ja allkirju

Tsentraliseerimine toob kaasa selguse ja selgus kõrvaldab lepinguvigu.

Automaatne kontrollimine enne allkirjastamist

Lepingut ei ole vaja pärast allkirjastamist kontrollida; see peaks automaatselt kontrollitama iga vaatamise, muutmise või õiguste muutmise korral. Aegstempel ja võltsimiskindel auditeerimisjälg aitavad tõendada, et iga sammu on võimalik jälgida ja lõplikku allkirja on võimalik usaldada.

Allkirja eelneva kontrolli peamised komponendid:

• Kõikide juurdepääsukatseid tuleb ajastada
• Identiteedi jälgimine e-allkirja autentimise abil
• Muudatuste salvestamine võltsimiskindlas vormingus
• Kontrollige dokumendi terviklikkust automaatselt ja kinnitage see seejärel

Kuna igal lepingul on oma ajalugu, on tulemuseks saadav PDF-fail lihtsalt tulemus, mitte tõde.

Kui meeskonnad ei kasuta enam e-kirjade manuseid ja hajutatud kaustu, kaob usaldus ja nad hakkavad kasutama tõendeid. Igapäevane lepinguline töö muutub läbipaistvaks, hallatavaks ja ennustatavaks tänu blockchain-dokumentidele, ajastatud tegevustele ja kontrollitud juurdepääsule.

Blockchaini toetatavaid dokumente usaldatakse, kuna neid ei saa muuta, varjata ega ümber kirjutada, ning see fakt muudab kaasaegsete meeskondade töötamise viisi. Võltsimiskindlad andmed välistavad oletused ja salajased muudatused ning annavad igale lepingule kontrollitava ajaloo, mida saab auditeerida, läbi rääkida ja isegi kasutada piiriülestes tehingutes.

Chaindoc teeb selle ülemineku lihtsaks. Platvorm tutvustab igapäevastes töövoogudes keerukuseta blockchaini digitaalsete dokumentide terviklikkust, usaldusväärset juurdepääsu ja jälgitavust, mida ei saa võltsida. Blockchaini ei ole vaja õppida, vaid lihtsalt töötada süsteemis, kus kõik toimingud on juba turvatud.

Kui teie meeskond on valmis töötama töövooga, kus kõik dokumendid sisaldavad tegelikke tõendeid, mitte oletusi, on aeg minna üle muutumatutele ja kontrollitavatele dokumentidele.