Arvete automatiseerimine pärast e-allkirjastamist: arved, tellimused ja tagatised Chaindocis

Pärast dokumendi allkirjastamist algab alles finantsprotsess. Ettevõtetel on probleeme aeglaste maksete, aruandluse segaduse ja korduvate maksete käsitsi jälgimisega. Seetõttu on allkirjastamisjärgne arveldamine oluline stabiilse rahavoogude säilitamiseks – korraldades maksed pärast lepingu allkirjastamist, muudab see tegevuse ennustatavaks ja väldib maksmata jääke.

Eelmises artiklis rääkisime Sign-and-Pay funktsioonist, mis on elektrooniliste allkirjade ja kohese makse kombinatsioon. Käesolevas artiklis astume sammu edasi automatiseerimise suunas: siin arutame, kuidas käsitleda arveid, tellimusi, deposiite, maksetähtaegade meeldetuletusi ja autoriseerimise seadeid pärast lepingu allkirjastamist.

• Vabakutselistele on see tagatis õigeaegse makse saamise kohta
• Agentuuride jaoks on see lihtne aspekt lepingute haldamisel
• Ettevõtetele tagab see minimaalse pingutusega stabiilse rahavoog

Chaindoc on läbipaistev ja lihtsalt mõistetav pärast allkirjastamist esitatav arve, mis tagab rahaliste vahendite kontrolli ka pärast lepingu allkirjastamist.

Enamikus ettevõtetes ei tähenda lepingu allkirjastamine veel makse saamist. See tekitab ühe suure lünga: allkirjastamise ja tegeliku makse vaheline viivitus külmutab käibekapitali ja destabiliseerib finantssüsteemi. Makseviivitused või käsitsi tehtavad maksed muudavad tulude, eelarve või personali planeerimise peaaegu võimatuks.

Chaindoc post-sign billing kõrvaldab selle lünga, integreerides e-allkirjad post-sign makselogikaga. Teil on väga hea ülevaade sellest, millal raha oodatakse, millal raha on võlgnetav ja millal lepingud makstakse. See ennustatavus parandab finantsdistsipliini ja vähendab ootamatuid häireid rahavoogudes.

• Vabakutseliste puhul tähendab see, et kliendid ei saa makseid edasi lükata „puhkuste lõpuni”
• Agentuuridele pakub see paremini määratletud ajakava tellimuspõhiste tulude kohta
• Ettevõtete meeskondadele võimaldab see teha täpseid tuluprognoose ja analüüsida lepingute täitmist pikas perspektiivis.

Käsitsi arveldamisel on kõik maksetsükli etapid kaootilised ja viivitused on tavalised. Isegi väikesed erinevused kogunevad ja põhjustavad aastate jooksul suuri tulude kaotusi.

Käsitsi arveldamisega seotud tavapärased probleemid

• Inimlikud vead: valed summad, dubleeritud arved või sissemaksed on tavalised, kui maksed tehakse tabelite või e-kirjade kaudu
• Hajutatud suhtlus: kui juhid peavad vastama kümnetele e-kirjade teavitustele, sõnumite linkidele ja dokumentide versioonidele, on see aja raiskamine, mis võiks olla pühendatud klientidele või projektidele
• Tähtaegade ületamine ja maksmata arved: kui ei kasutata automaatseid teavitusi, on kerge kaotada silmist, millal klient peaks arve kätte saama – eriti kui haldab mitut lepingut korraga.
• Aruandluse kaos: ilma tsentraliseeritud järelevalveta ei ole meeskondadel selget ülevaadet makstud lepingutest, ootel olevatest maksetest ja maksetähtaega ületanud maksetest. See muudab finantsprognoosid ebatäpseteks
• Varjatud finantslüngad: poole makse või ettemaksena kogutud raha ei ole tavaliselt seotud konkreetsete dokumentidega. Tegemist on ujuva tehingutega, mis moonutavad tegelikku rahavoo olukorda.
• Auditeeritavuse puudumine: kui maksete ja lepingute vahel puudub seos, ei ole raamatupidajatel head võimalust jälgida, millal ja miks tehing toimus.
• Kahanenud usaldus ja usaldusväärsus: maksetega seotud jälgimise ebajärjekindlus ärritab kliente, tekitab konflikte ja kahjustab pikaajalisi suhteid

Chaindoc eesmärk on tagada, et allkirjastamisprotsess oleks võimalikult sujuv. Kui klient allkirjastab lepingu või arve, käivitatakse makse kohe Stripe'i kaudu. See annab teile ülevaate iga tehingu staatusest – makstud, ootel, maksmata või viga – ühesainuses juhtpaneelis, ilma et peaksite vahetama e-kirju või arvutustabeleid.

Chaindoc võimaldab teil rakendada korduvaid makseid dokumendi allkirjastamisel, kui tegemist on tellimuste või muude pikaajaliste lepingutega. See tähendab, et klient eelnevalt nõustub maksegraafikuga ja süsteem algatab automaatselt järgnevad maksed eelnevalt kindlaksmääratud tingimuste alusel.

Samuti aitab sait vältida maksmata jäetud makseid. Teil on võimalus teha maksetähtaegade meeldetuletusi samas liideses, ilma et peaksite koostama eraldi e-kirju või malle. Iga tegevus dokumenteeritakse auditeerimisjäljes, allkirjas, makses, meeldetuletuses jne digitaalse tõendina.

Chaindoc ei korralda mitte ainult finantsprotsesse, vaid loob ka uue maksekultuuri – kui finantskohustuste allkirjastamine ja täitmine muutub ühtseks ja sujuvaks protsessiks.

Kui on olemas kindlaksmääratud tingimused, peavad maksed toimuma kompromissitult ja ennustatavalt. Chaindoc annab ettevõtetele võimaluse valida oma koostööle kõige sobivam maksemudel: ühekordne arve, korduv tellimus või deposiit/tagatisraha süsteem. See korrastab finantsnõuded ja vähendab käsitsitööd.

Ühekordsed arved

Üksikarve sobib juhul, kui peate võtma vastu makse teenuse või projekti raames saavutatud vahe-eesmärgi eest. Chaindoc, selle saab lisada lepingule, kus klient allkirjastab lepingu ja kinnitab tingimused ja makse. Arvel võib olla ka maksetähtaeg, makse edasilükkamine või osamaksukava, kui see on lepingus mainitud. See tagab finantsilise läbipaistvuse ja vähendab aja raiskamist.

Korduvad tellimused

Chaindoc võimaldab pikaajaliste projektide või teenuslepingute puhul korduvaid makseid, mis konfigureeritakse otse allkirjastamise ajal. Kasutaja saab määrata kuu-, kvartali- või kohandatud makseplaani. Niipea kui leping on allkirjastatud, toimuvad edasised tehingud automaatselt, meeldetuletusi ega dubleeritud arveid ei ole vaja.

Süsteem võimaldab teil:

• Peatage ajutiselt maksed
• Muuda summat või plaani
• Jätka hiljem

See on eriti mugav agentuuride, haridusplatvormide või SaaS-meeskondade puhul, kelle koostöö on tsükliline.

Tagatised ja ettemaksed

Juhul, kui lepingud rahastatakse etapiviisiliselt, võite kehtestada tagatisraha või ettemakse.

Tagatis on täitmise garantii ja selle võib hoiustada projekti lõppemisel või tagastada lepingutingimuste kohaselt.

Retainer on juurdepääsutasu, mis makstakse eelnevalt jätkuvate teenuste eest, nagu õigus- või turundusteenused.

Chaindoc võimaldab teil kõik need üksikasjad otse lepingusse sisestada – kui raha on kinni peetud, vabastatud või tagastatud. See aitab vältida konflikte ja annab võimaluse kontrollida kogu finantstsüklit.

Lõpuks pakub Chaindoc globaalset arveldusmudelit. Olgu tegemist ühe projektiga, pikaajalise koostööga või deposiidil põhineva lepinguga, kõik maksed on hästi märgistatud, hästi salvestatud ja lisatud allkirjastatud dokumentidele.

Ettevõtete puhul, kus ettevõtted tegelevad klientidega korduvalt, ei ole tegemist ainult maksmisega, vaid ka tulevaste tehingute lihtsustamisega. Seetõttu hõlbustab Chaindoc makseviiside turvalist salvestamist. See tähendab, et kliendid saavad volitada järgmisi makseid ilma oma makseandmeid iga kord uuesti sisestamata, kui nad allkirjastavad uue dokumendi või uuendavad oma tellimust.

Täiendav nõusolek maksete tegemiseks

Kui kasutajad allkirjastavad lepingu, võivad nad lisada klausli, millega antakse luba tulevasteks maksete tegemiseks, mis on seaduslikult lubatud võimalus korduvate või tähtajaliste maksete autoriseerimiseks. See heakskiit on lepingu kehtivuse ajal siduv ja klient võib selle igal ajal tagasi võtta. Kui volitus aegub või klient muudab oma makseviisi, võimaldab Chaindoc kiiret uuesti autoriseerimist – ilma tarbetute kinnituste ja taotlusteta.

Teenus on eriti kasulik ettevõtetele, mis tegelevad tellimuste või mitmeastmeliste projektidega. Klient peab ainult üks kord allkirjastama ja nõustuma kehtestatud arveldusgraafikuga, ning süsteem teeb edaspidised maksed automaatselt. Ettevõtted omalt poolt saavad usaldusväärse sissetuleku ilma meeldetuletuste saatmise või mitme makse tegemise vaevata.

Turvalisus ja juurdepääsu kontroll

Kõik salvestatud makseviisid on krüpteeritud – kaardiandmeid ei salvestata kunagi kasutaja poolel. Chaindoc kasutab kõikide tehingute töötlemiseks Stripet, mis vastab rahvusvahelisele PCI DSS turvastandardile.

Rollipõhine juurdepääs maksetokenitele ja tehingute staatustele Juurdepääs tehingute detailidele või makse uuesti algatamisele on ainult volitatud meeskonnaliikmetel. See on kooskõlas minimaalse õiguse põhimõttega: ühelt poolt on finantsjuhtidel täielik juurdepääs, teiselt poolt saavad teised meeskonnaliikmed vaadata ainult üldist makse staatust.

Chaindoc tasakaalustab korduvate maksete mugavuse ja finantskasutuse täieliku kontrolli vahel, muutes arveldamisprotseduure lihtsaks, avatuks ja turvaliseks kõigile asjaosalistele.

Selle asemel, et keskenduda üldistele selgitustele maksetega hilinemise kohta, võime uurida võimalusi, kuidas luua Chaindocis protseduur – kuidas meelde tuletada klientidele tasumata summasid ja kuidas uuesti proovida tasusid sisse nõuda, ilma et see tooks kaasa uusi kokkuleppeid.

Maksetähtajate meeldetuletused

Kui pärast lepingu allkirjastamist kliendiga makset ei ole saadud, saate Chaindoc-i kasutajaliidesest mõne klõpsuga kliendile otsemakse meeldetuletuse saata. Sõnum edastatakse lepinguga seotud e-posti aadressile ja sisaldab makselingi, mida tuleks kohe kasutada.

Süsteemis on teil võimalus valida, kellele soovite meeldetuletuse saata:

• Peamine allakirjutaja
• Ettevõtte finantskontakt

Kui lepingutes on kindlad tähtajad, on võimalik määrata ajapikendus, mille jooksul makseid ei karistata. Kui klient ei vasta, muudetakse makse staatuseks Maksmata ja teenuse või dokumendi juurdepääs võib lepingu tingimuste alusel ajutiselt blokeerida.

Kõik maksekatseid ja meeldetuletusi käsitlevad andmed registreeritakse tegevuste ajaloos, mis hõlbustab jälgimist ja suhtlust.

Uuesti proovimise strateegiad

Mõnel juhul ei võeta makseid vastu tehnilistel põhjustel, näiteks kaardi aegumise, panga vahetuse või lühiajalise võrguhäire tõttu. Chaindoc võimaldab sellistel juhtudel kasutada makse kogumise strateegiat, mis hõlmab uuesti proovimist.

Teie otsustate, millal soovite uuesti proovida:

• Nüüd
• Pärast ühte päeva
• Kui klient muudab oma makseviisi

Uue kaardi lisamisel uuendatakse üks kaart automaatselt uute andmetega. Teil on isegi võimalus muuta makseviisi, näiteks kaardilt pangaülekandele või digitaalvaluutale, ilma lepingustruktuuri muutmata.

See intelligentne maksealgoritm aitab vähendada maksmata makseid ja säilitada kliendid. Selliste vahendite abil on teil olemas tugev finantssüsteem, kus isegi viivitused ei häiri teie äri rahavoogu.

Chaindoc pakub ka üht interaktiivset juhtpaneeli, mis hoiab kogu teie finantsajaloo pärast lepingu allkirjastamist, mis annab kasutajatele võimaluse vaadata oma rahavoogude täielikku pilti. Kõik maksed, hoiused, meeldetuletused ja uuesti proovimised dokumenteeritakse samuti automaatselt. Iga tegevus on ajastatud ja sellel on staatus, mis aitab kasutajatel määrata oma finantsseisundit reaalajas, ilma et oleks vaja teha käsitsi päringuid.

Dashboardi funktsioonid

Dashboard aitab teil:

• Jälgi iga makset ja sissemakset reaalajas
• Vaadake meeldetuletuste ja uuesti proovimiste automaatseid uuendusi
• Hinnake kohe oma praegust finantsolukorda

Dokumendid-osas saate vaadata iga tehinguga seotud lepingut ning kinnitust või maksekviitungit. See hõlbustab aruandlust ja tagab täieliku õigusliku läbipaistvuse suhetes klientidega. Kui meeskonnal on korraga mitu lepingut, asendab süsteem vanad tabelid ning kõik sammud, allkirjad, lõplikud maksed jne kuvatakse ekraanil.

Tegevuslogis ei kuvata mitte ainult makse staatust, vaid ka kogu suhtluse ajalugu: meeldetuletuse saatmise aeg, kliendi poolt dokumendi avamise aeg või makse tegemise aeg. See tähendab, et väliseid järelevalvesüsteeme ei ole vaja ja platvormil toimuvate finantstehingute üle on võimalik täielik kontroll.

Selle tulemusena on meeskondadel mitte ainult raamatupidamisvahend, vaid ka kasutajasõbralik arveldusanalüüsi süsteem, mis näitab, millised tehingud on stabiilsed tulutoojad, kus on aja raiskamine ja kuidas tulevikus sissetulevaid rahavooid tõhustada.

Chaindoc'i saab hõlpsasti kasutada erinevates ärimudelites, näiteks vabakutseliste või agentuuride ja haridusasutuste puhul.

Agentuurid ja IT-ettevõtted

Chaindoc aitab agentuuridel ja arendusmeeskondadel hallata SLA-põhiseid arveid või tunnitasu pakette. Näiteks saab ettevõte planeerida igakuise makse tunnitasu või projekti etapi alusel. Kõik maksed allkirjastatakse elektrooniliselt ja seotakse vastava lepinguga, mis lihtsustab aruandlust ja nõuete täitmise jälgimist.

Advokaadibürood

Retainerid on juriidilises valdkonnas tavalised; need on ettemaksed, mis tehakse teenuste jätkamiseks. Chaindocis on see täiesti läbipaistev: klient allkirjastab lepingu, kinnitab makse ja näeb oma dashboardis jääksummat. Samal ajal saab firma kehtestada paindlikud reeglid, nagu retaineri automaatne uuendamine selle ammendumisel või täiendamise meeldetuletused.

Kinnisvara ja haridus

Chaindoc sobib hästi ka valdkondadesse, kus on kehtestatud kindlad maksetähtajad. Ühelt poolt haldab see üürileandjate nimel tagatisrahasid ja igakuiseid üürisid, teiselt poolt haridusasutuste nimel semestri- või kursusemakse. Iga tehing registreeritakse ja klientidele saadetakse automaatselt digitaalsed kviitungid – keegi ei pea tehinguid käsitsi kinnitama.

Chaindoc aitab ettevõtetel tagada pideva rahavoo – nad saavad makseid õigeaegselt ja hallata rahavoogu vastavalt lepingule. Automatiseeritud maksete jälgimine aitab leevendada finantsosakondade koormust ja võimaldab investeeringuid tõhusamalt planeerida ning vältida rahavoo puudujääki. Kõik tehingud, tellimused, hoiused või ühekordsed maksed toimuvad hästi määratletud keskkonnas, mistõttu raha haldamine on struktureeritud ja jälgitav.

Ettevõtete puhul tähendab see täpsemat eelarveprognoosi ja vähem üllatusi. Kliendid saavad selge ja ülevaatliku maksesüsteemi, ilma et neid tuleks meelde tuletada või makseid viivitada, mis loob usalduse ja ärisuhteid. Chaindocis kogutud teave näitab suundumusi: millised lepingud võivad tuua stabiilset tulu, kus maksed on peatatud ja kuidas klientide käitumine võib aja jooksul muutuda. Need analüüsid võimaldavad finantsstrateegiaid, mis põhinevad faktidel, mitte oletustel.

Lõpuks muutub arve esitamine pärast teenuse osutamist finantstasakaalu punktiks – kõik maksed on ennustatavad, kõik tehingud on kontekstis ja kõik otsused tehakse kvantifitseeritava teabe alusel.

Chaindoc ei stabiliseeri mitte ainult rahandust, vaid vähendab ka meeskondade töökoormust. Automaatse arvelduse puhul ei pea töötajad käsitsi makseid kinnitama, meeldetuletusi saatma ega dubleeritud arveid koostama: süsteem teeb kõik need toimingud paari klõpsuga.

Peamised eelised

• Aja kokkuhoid finants- ja operatsioonimeeskondadele
• Vähem käsitsi tehtud vigu ja kiirem töötlemine
• Suurem keskendumine klientidele ja tootearendusele

Käsitsi tehtavate toimingute arvu vähenemine tähendab vigade arvu vähenemist ja protsesside kiirenemist. Meeskonnad saavad keskenduda pigem suhetele klientidega ja tootearendusele kui paberitööle.

Platvormi rollide ja juurdepääsu süsteemi paindlikkus tähendab, et igaüks näeb ainult seda, mida ta vajab: juhid näevad maksete staatust, finantsspetsialistid aga tehingute ajalugu. See parandab meeskondade töö efektiivsust ja aitab kaasa sisemiste SLA-de täitmisele.

See tagab kiirema töö, meeskondade ühtsema töö ja minimaalse inimliku vea. Chaindoc arvelduse automatiseerimine muudab keerulised finantsprotsessid lihtsateks ja järjepidevateks tegevusteks, pakkudes meeskondadele töö käigus lühidust ja kindlust.

Post-sign arvelduse mugavus ei ole ainus strateegiline samm jätkusuutliku finantskasvu saavutamiseks. See tagab stabiilse rahavoogude, lühendab raha laekumise aega ja annab ettevõtetele täieliku ülevaate maksete ajastuse ja põhjuste kohta. See aitab ettevõtetel vähendada riske, kehtestada finantsdistsipliini ja keskenduda äri laiendamisele, mitte maksmata arvete jälitamisele.

Chaindoc lihtsustab seda protsessi: te koostate lepingu, määratlete maksetingimused ja süsteem teeb ülejäänu. Arved, ettemaksed, korduvad tellimused ja maksetähtajate meeldetuletused on integreeritud ühte voogu – integratsioone ega tehnilisi takistusi ei ole vaja.

Seega on pärast allkirjastamist toimuv arveldamine edukate finantstsüklite aluseks, mis vähendab riske, stabiliseerib rahavoogu ja võimaldab ettevõtetel keskenduda arve haldamise asemel kasvu saavutamisele.

Seadista Chaindocis arve esitamine pärast allkirjastamist – kasuta arveid, deposiite, tellimusi ja meeldetuletusi, et maksed toimuksid sujuvalt ja õigeaegselt.